Guide d'utilisation
Cette page couvre les opérations quotidiennes du module d'intégration WHMCS — exécution des synchronisations, examen des données importées et exploitation des bots, templates et contacts en masse pour optimiser votre flux de travail.
Exécuter une synchronisation manuelle
Bien que les synchronisations automatisées par cron gèrent les importations de routine, vous pouvez déclencher une synchronisation à la demande à tout moment.
- Naviguez vers Intégration WHMCS depuis la barre latérale de Perfex CRM.
- Cliquez sur le bouton Synchroniser maintenant sur le tableau de bord du module.
- Sélectionnez les types de données à synchroniser : Clients, Factures ou Tout.
- Cliquez sur Démarrer la synchronisation et attendez la fin du processus.
L'indicateur de progression de la synchronisation affiche le statut actuel, incluant le nombre d'enregistrements traités, créés, mis à jour et ignorés.
Après votre synchronisation initiale, les synchronisations suivantes sont incrémentales — seuls les enregistrements nouveaux ou modifiés depuis la dernière synchronisation sont importés. Cela maintient des temps de synchronisation courts même avec de grandes bases de données WHMCS.
Gestion des clients synchronisés
Les clients importés depuis WHMCS apparaissent dans la section standard Clients de Perfex CRM. Chaque profil client synchronisé inclut :
- Les coordonnées complètes (nom, email, téléphone, adresse)
- Les informations de l'entreprise
- La référence de l'ID client WHMCS pour la traçabilité
- Tous les champs personnalisés configurés dans le mappage des champs
Identifier les clients WHMCS
Les clients synchronisés sont marqués d'un badge WHMCS sur leur profil, facilitant leur distinction des clients créés directement dans Perfex CRM.
Modifier les clients synchronisés
Vous pouvez modifier les enregistrements clients synchronisés dans Perfex CRM comme n'importe quel autre client. Cependant, gardez à l'esprit :
Les modifications apportées aux enregistrements clients synchronisés dans Perfex CRM ne seront pas resynchronisées vers WHMCS. Si la synchronisation est définie en mode Mettre à jour, les modifications locales peuvent être écrasées lors du prochain cycle de synchronisation. Pour préserver les modifications locales, basculez le mode de gestion des doublons sur Ignorer pour cet enregistrement.
Gestion des factures synchronisées
Les factures importées depuis WHMCS sont accessibles sous la section standard Ventes > Factures de Perfex CRM. Chaque facture synchronisée inclut :
- Le numéro de facture et l'ID de référence WHMCS
- Le détail complet des lignes (description, quantité, tarif, taxe)
- Le statut de paiement (Payé, Impayé, Partiellement payé, Annulé)
- La date d'échéance et la date de paiement (le cas échéant)
- Le lien vers le client associé
Les factures synchronisées sont en lecture seule par défaut pour préserver l'intégrité des données avec WHMCS. Les mises à jour du statut de paiement sont reflétées à chaque cycle de synchronisation.
Bots
La fonctionnalité de bots vous permet de configurer des actions automatisées qui se déclenchent en fonction des événements de synchronisation. Les bots peuvent aider à réduire le travail manuel et assurer des suivis rapides.
Créer un bot
- Naviguez vers Intégration WHMCS > Bots.
- Cliquez sur Nouveau bot.
- Configurez le bot :
- Déclencheur — sélectionnez l'événement (ex. : "Nouveau client synchronisé", "Facture synchronisée", "Facture en retard")
- Action — choisissez ce qui se passe (ex. : envoyer un email, créer une tâche, assigner à un membre du personnel, ajouter un tag)
- Conditions — ajoutez optionnellement des filtres (ex. : déclencher uniquement pour les clients d'un pays spécifique)
- Cliquez sur Enregistrer.
Exemples de flux de bots
| Déclencheur | Action | Description |
|---|---|---|
| Nouveau client synchronisé | Envoyer un email de bienvenue | Accueillir automatiquement les nouveaux clients lorsque leur profil est importé pour la première fois |
| Facture en retard | Créer une tâche | Assigner une tâche de suivi au responsable de compte |
| Nouveau client synchronisé | Ajouter un tag | Taguer les clients importés comme "WHMCS" pour le filtrage |
Templates
Les templates définissent le contenu utilisé par les bots et les communications manuelles liées aux données synchronisées depuis WHMCS.
Gestion des templates
- Allez dans Intégration WHMCS > Templates.
- Cliquez sur Nouveau template pour créer un modèle de message.
- Remplissez le nom, l'objet (pour les emails) et le corps du message.
- Utilisez les champs de fusion pour insérer des données dynamiques (ex. :
{client_name},{invoice_number},{amount_due}). - Cliquez sur Enregistrer.
Les templates prennent en charge le texte brut et le formatage HTML. Utilisez les champs de fusion pour personnaliser les messages avec les données clients ou de factures provenant des enregistrements synchronisés.
Contacts en masse et groupes
La fonctionnalité de contacts en masse vous permet d'organiser les clients WHMCS synchronisés en groupes pour une communication ciblée et une gestion optimisée.
Créer un groupe
- Naviguez vers Intégration WHMCS > Contacts en masse & Groupes.
- Cliquez sur Nouveau groupe.
- Saisissez un nom de groupe et une description optionnelle.
- Ajoutez des contacts au groupe :
- Sélection manuelle — choisissez des clients individuels dans la liste
- Basé sur des filtres — ajoutez tous les clients correspondant à des critères spécifiques (ex. : pays, statut de facture, date de synchronisation)
- Cliquez sur Enregistrer.
Utilisation des groupes
Les groupes peuvent être utilisés dans tout le module pour :
- Notifications en masse — envoyez des emails ou messages à tous les contacts d'un groupe en une seule fois
- Ciblage des bots — restreignez les actions des bots aux membres d'un groupe spécifique
- Reporting — filtrez les rapports de synchronisation et les analyses par appartenance à un groupe
Créez des groupes dynamiques basés sur le type de produit ou de service WHMCS pour segmenter votre base clients en vue de campagnes marketing ciblées ou de flux de support.
Tableau de bord de synchronisation
Le tableau de bord du module fournit un aperçu de la santé et de l'activité de vos synchronisations :
- Dernière synchronisation — horodatage et statut de la synchronisation la plus récente
- Résumé des enregistrements — total des clients, factures et contacts synchronisés
- Historique de synchronisation — journal de toutes les opérations de synchronisation passées avec les détails des enregistrements créés, mis à jour et ignorés
- Journal des erreurs — tous les enregistrements qui ont échoué à la synchronisation, avec les raisons et les actions recommandées
Consultez régulièrement le tableau de bord pour vous assurer que votre intégration fonctionne correctement et résolvez rapidement toute erreur de synchronisation.