دليل الاستخدام
تغطي هذه الصفحة العمليات اليومية لوحدة تكامل WHMCS — تشغيل المزامنة ومراجعة البيانات المُستوردة والاستفادة من الروبوتات والقوالب وجهات الاتصال الجماعية لتبسيط سير عملك.
تشغيل مزامنة يدوية
بينما تتعامل المزامنة الآلية عبر cron مع الاستيراد الروتيني، يمكنك تشغيل مزامنة عند الطلب في أي وقت.
- انتقل إلى WHMCS Integration من الشريط الجانبي لـ Perfex CRM.
- انقر على زر Sync Now في لوحة تحكم الوحدة.
- اختر أنواع البيانات للمزامنة: Clients أو Invoices أو All.
- انقر Start Sync وانتظر اكتمال العملية.
يعرض مؤشر تقدم المزامنة الحالة الحالية، بما في ذلك عدد السجلات المُعالجة والمُنشأة والمُحدّثة والمُتخطّاة.
بعد المزامنة الأولية، تكون المزامنات اللاحقة تراكمية — يتم استيراد السجلات الجديدة أو المعدّلة منذ آخر مزامنة فقط. هذا يحافظ على أوقات المزامنة قصيرة حتى مع قواعد بيانات WHMCS الكبيرة.
إدارة العملاء المُزامنين
يظهر العملاء المُستوردون من WHMCS في قسم Customers القياسي في Perfex CRM. يتضمن كل ملف عميل مُزامن:
- تفاصيل الاتصال الكاملة (الاسم والبريد الإلكتروني والهاتف والعنوان)
- معلومات الشركة
- مرجع معرّف عميل WHMCS للتتبع
- أي حقول مخصصة مُهيّأة في ربط الحقول
تحديد عملاء WHMCS
يتم وسم العملاء المُزامنين بشارة WHMCS على ملفاتهم الشخص ية، مما يسهّل تمييزهم عن العملاء المُنشئين مباشرة في Perfex CRM.
تعديل العملاء المُزامنين
يمكنك تعديل سجلات العملاء المُزامنين في Perfex CRM مثل أي عميل آخر. ومع ذلك، ضع في اعتبارك:
التغييرات المُجراة على سجلات العملاء المُزامنين في Perfex CRM لن تُزامن عائدةً إلى WHMCS. إذا كانت المزامنة مضبوطة على وضع Update، قد تُستبدل التعديلات المحلية أثناء دورة المزامنة التالية. للحفاظ على التغييرات المحلية، بدّل وضع التعامل مع التكرارات إلى Skip لذلك السجل.
إدارة الفواتير المُزامنة
يمكن الوصول إلى الفواتير المُستوردة من WHMCS تحت قسم Sales > Invoices القياسي في Perfex CRM. تتضمن كل فاتورة مُزامنة:
- رقم الفاتورة ومعرّف مرجع WHMCS
- تفصيل كامل للبنود (الوصف والكمية والسعر والضريبة)
- حالة الدفع (مدفوعة، غير مدفوعة، مدفوعة جزئياً، ملغاة)
- تاريخ الاستحقاق وتاريخ الدفع (إن وُجد)
- رابط العميل المرتبط
الفواتير المُزامنة للقراءة فقط افتراضياً للحفاظ على سلامة البيانات مع WHMCS. تنعكس تحديثات حالة الدفع أثناء كل دورة مزامنة.
الروبوتات
تتيح لك ميزة الروبوتات إعداد إجراءات آلية تُشغّل بناءً على أحداث المزامنة. يمكن للروبوتات تقليل العمل اليدوي وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
إنشاء روبوت
- انتقل إلى WHMCS Integration > Bots.
- انقر New Bot.
- هيّئ الروبوت:
- Trigger — اختر الحدث (مثل "New Client Synced" أو "Invoice Synced" أو "Invoice Overdue")
- Action — اختر ما يحدث (مثل إرسال بريد إلكتروني أو إنشاء مهمة أو تعيين لموظف أو إضافة وسم)
- Conditions — اختيارياً أضف فلاتر (مثل التشغيل فقط للعملاء من دولة محددة)
- انقر Save.
أمثلة على سير عمل الروبوتات
| المُشغّل | الإجراء | الوصف |
|---|---|---|
| New Client Synced | إرسال بريد ترحيب | الترحيب بالعملاء الجدد تلقائياً عند استيراد ملفهم لأول مرة |
| Invoice Overdue | إنشاء مهمة | تعيين مهمة متابعة لمدير الحساب |
| New Client Synced | إضافة وسم | وسم العملاء المُستوردين كـ "WHMCS" للتصفية |
القوالب
تحدد القوالب المحتوى المُستخدم من قبل الروبوتات والاتصالات اليدوية المتعلقة ببيانات WHMCS المُزامنة.
إدارة القوالب
- اذهب إلى WHMCS Integration > Templates.
- انقر New Template لإنشاء قالب رسالة.
- املأ الاسم والموضوع (للبريد الإلكتروني) ونص الرسالة.
- استخدم حقول الدمج لإدراج بيانات ديناميكية (مثل
{client_name}،{invoice_number}،{amount_due}). - انقر Save.
تدعم القوالب تنسيقي النص العادي وHTML. استخدم حقول الدمج لتخصيص الرسائل ببيانات العميل أو الفاتورة المسحوبة من السجلات المُزامنة.
جهات الاتصال الجماعية والمجموعات
تتيح لك ميزة جهات الاتصال الجماعية تنظيم عملاء WHMCS المُزامنين في مجموعات للاتصال المُستهدف وإدارة الاتصالات.
إنشاء مجموعة
- انتقل إلى WHMCS Integration > Bulk Contacts & Groups.
- انقر New Group.
- أدخل اسم المجموعة ووصفاً اختيارياً.
- أضف جهات اتصال إلى المجموعة:
- الاختيار اليدوي — اختر عملاء فرديين من القائمة
- قائم على الفلتر — أضف جميع العملاء الذين يطابقون معايير محددة (مثل الدولة أو حالة الفاتورة أو تاريخ المزامنة)
- انقر Save.
استخدام المجموعات
يمكن استخدام المجموعات في جميع أنحاء الوحدة لـ:
- الإشعارات الجماعية — إرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل لجميع جهات الاتصال في مجموعة دفعة واحدة
- استهداف الروبوتات — تقييد إجراءات الروبوتات على أعضاء مجموعة محددة
- التقارير — تصفية تقارير المزامنة والتحليلات حسب عضوية المجموعة
أنشئ مجموعات ديناميكية بناءً على منتج أو نوع خدمة WHMCS لتقسيم قاعدة عملائك لحملات تسويقية مُستهدفة أو سير عمل دعم.
لوحة تحكم المزامنة
توفر لوحة تحكم الوحدة نظرة عامة على صحة المزامنة والنشاط:
- Last Sync — الطابع الزمني وحالة أحدث مزامنة
- Records Summary — إجمالي العملاء والفواتير وجهات الاتصال المُزامنة
- Sync History — سجل جميع عمليات المزامنة السابقة مع تفاصيل عن السجلات المُنشأة والمُحدّثة والمُتخطّاة
- Error Log — أي سجلات فشلت في المزامنة، مع الأسباب والإجراءات المُوصى بها
راجع لوحة التحكم بانتظام لضمان عمل التكامل بسلاسة ومعالجة أي أخطاء مزامنة فوراً.