Saltar al contenido principal

Guía de Uso

Esta página cubre las operaciones diarias del módulo de Integración WHMCS — ejecutar sincronizaciones, revisar datos importados y aprovechar bots, plantillas y contactos masivos para optimizar tu flujo de trabajo.

Ejecutar una Sincronización Manual​

Mientras las sincronizaciones automatizadas basadas en cron manejan las importaciones rutinarias, puedes activar una sincronización bajo demanda en cualquier momento.

  1. Navega a WHMCS Integration desde la barra lateral de Perfex CRM.
  2. Haz clic en el botón Sync Now en el panel del módulo.
  3. Selecciona los tipos de datos a sincronizar: Clients, Invoices o All.
  4. Haz clic en Start Sync y espera a que el proceso se complete.

El indicador de progreso de sincronización muestra el estado actual, incluyendo el número de registros procesados, creados, actualizados y omitidos.

tip

Después de tu sincronización inicial, las sincronizaciones posteriores son incrementales — solo se importan los registros nuevos o modificados desde la última sincronización. Esto mantiene los tiempos de sincronización cortos incluso con bases de datos grandes de WHMCS.

Administrar Clientes Sincronizados​

Los clientes importados desde WHMCS aparecen en la sección estándar de Customers de Perfex CRM. Cada perfil de cliente sincronizado incluye:

  • Datos de contacto completos (nombre, correo electrónico, teléfono, dirección)
  • Información de la empresa
  • Referencia del ID de cliente de WHMCS para trazabilidad
  • Cualquier campo personalizado configurado en el mapeo de campos

Identificar Clientes de WHMCS​

Los clientes sincronizados están etiquetados con una insignia de WHMCS en su perfil, lo que facilita distinguirlos de los clientes creados directamente en Perfex CRM.

Editar Clientes Sincronizados​

Puedes editar los registros de clientes sincronizados en Perfex CRM como cualquier otro cliente. Sin embargo, ten en cuenta:

aviso

Los cambios realizados en los registros de clientes sincronizados en Perfex CRM no se sincronizarán de vuelta a WHMCS. Si la sincronización está configurada en modo Update, las ediciones locales pueden sobrescribirse durante el siguiente ciclo de sincronización. Para preservar los cambios locales, cambia el modo de manejo de duplicados a Skip para ese registro.

Administrar Facturas Sincronizadas​

Las facturas importadas desde WHMCS son accesibles en la sección estándar de Sales > Invoices de Perfex CRM. Cada factura sincronizada incluye:

  • Número de factura y ID de referencia de WHMCS
  • Desglose completo de líneas de detalle (descripción, cantidad, tarifa, impuesto)
  • Estado de pago (Paid, Unpaid, Partially Paid, Cancelled)
  • Fecha de vencimiento y fecha de pago (si corresponde)
  • Enlace al cliente asociado

Las facturas sincronizadas son de solo lectura por defecto para preservar la integridad de los datos con WHMCS. Las actualizaciones del estado de pago se reflejan durante cada ciclo de sincronización.

Bots​

La función de bots te permite configurar acciones automatizadas que se activan basándose en eventos de sincronización. Los bots pueden ayudar a reducir el trabajo manual y asegurar seguimientos oportunos.

Crear un Bot​

  1. Navega a WHMCS Integration > Bots.
  2. Haz clic en New Bot.
  3. Configura el bot:
    • Trigger — selecciona el evento (por ejemplo, "New Client Synced", "Invoice Synced", "Invoice Overdue")
    • Action — elige qué sucede (por ejemplo, enviar correo, crear tarea, asignar a miembro del personal, agregar etiqueta)
    • Conditions — opcionalmente agrega filtros (por ejemplo, solo activar para clientes de un país específico)
  4. Haz clic en Save.

Ejemplos de Flujos de Trabajo de Bots​

TriggerAcciónDescripción
New Client SyncedEnviar correo de bienvenidaSaluda automáticamente a nuevos clientes cuando su perfil se importa por primera vez
Invoice OverdueCrear tareaAsigna una tarea de seguimiento al gestor de la cuenta
New Client SyncedAgregar etiquetaEtiqueta a los clientes importados como "WHMCS" para facilitar el filtrado

Plantillas​

Las plantillas definen el contenido utilizado por los bots y las comunicaciones manuales relacionadas con los datos sincronizados de WHMCS.

Administrar Plantillas​

  1. Ve a WHMCS Integration > Templates.
  2. Haz clic en New Template para crear una plantilla de mensaje.
  3. Completa el nombre, asunto (para correos electrónicos) y el cuerpo del mensaje.
  4. Usa campos de combinación para insertar datos dinámicos (por ejemplo, {client_name}, {invoice_number}, {amount_due}).
  5. Haz clic en Save.
info

Las plantillas soportan tanto texto plano como formato HTML. Usa campos de combinación para personalizar los mensajes con datos de clientes o facturas extraídos de los registros sincronizados.

Contactos Masivos y Grupos​

La función de contactos masivos te permite organizar los clientes sincronizados de WHMCS en grupos para comunicación dirigida y gestión eficiente.

Crear un Grupo​

  1. Navega a WHMCS Integration > Bulk Contacts & Groups.
  2. Haz clic en New Group.
  3. Ingresa un nombre de grupo y una descripción opcional.
  4. Agrega contactos al grupo:
    • Selección manual — elige clientes individuales de la lista
    • Basado en filtros — agrega todos los clientes que coincidan con criterios específicos (por ejemplo, país, estado de factura, fecha de sincronización)
  5. Haz clic en Save.

Uso de Grupos​

Los grupos pueden usarse en todo el módulo para:

  • Notificaciones masivas — envía correos o mensajes a todos los contactos de un grupo a la vez
  • Segmentación de bots — restringe las acciones de los bots a miembros de un grupo específico
  • Informes — filtra informes de sincronización y analíticas por membresía de grupo
tip

Crea grupos dinámicos basados en el tipo de producto o servicio de WHMCS para segmentar tu base de clientes para campañas de marketing dirigidas o flujos de trabajo de soporte.

Panel de Sincronización​

El panel del módulo proporciona una visión general de la salud y actividad de tu sincronización:

  • Last Sync — marca de tiempo y estado de la sincronización más reciente
  • Records Summary — total de clientes, facturas y contactos sincronizados
  • Sync History — registro de todas las operaciones de sincronización pasadas con detalles sobre registros creados, actualizados y omitidos
  • Error Log — cualquier registro que no se haya sincronizado, con razones y acciones recomendadas

Revisa el panel regularmente para asegurar que tu integración esté funcionando correctamente y aborda cualquier error de sincronización de inmediato.