Nutzungsübersicht
Sobald das SaaS-Modul installiert und konfiguriert ist, agieren Sie als Super Admin (SA) -- der zentrale Administrator, der alle Tenant-Instanzen, Pläne, Abrechnungen und Plattformoperationen verwaltet. Diese Anleitung behandelt die täglichen Workflows für den Betrieb Ihrer SaaS-Plattform.
Super Admin Dashboard
Das Super Admin Dashboard ist Ihr zentrales Kontrollpanel. Greifen Sie darauf über SaaS → Dashboard in der CRM-Seitenleiste zu.
Das Dashboard zeigt:
- Gesamte Tenants -- Aktive, Test-, gesperrte und Gesamtanzahl der Tenants.
- Umsatzübersicht -- Monatlich wiederkehrender Umsatz und Zahlungshistorie.
- Letzte Aktivitäten -- Neueste Tenant-Registrierungen, Upgrades und Sperrereignisse.
- Systemgesundheit -- Ressourcennutzung und Warnungen, die Aufmerksamkeit erfordern.
Das Dashboard wird in Echtzeit aktualisiert. Verwenden Sie es als Ihr primäres Überwachungstool, um den Überblick über die Plattformaktivität zu behalten, ohne in einzelne Tenant-Einträge eintauchen zu müssen.
Tenant-Verwaltung
Wie Tenants erstellt werden
Tenants können auf zwei Arten erstellt werden:
- Self-Service-Registrierung -- Kunden besuchen Ihre Landing Page, wählen einen Plan und registrieren sich. Das SaaS-Modul stellt automatisch eine neue CRM-Instanz für sie bereit.
- Admin-erstellt -- Als Super Admin können Sie manuell Tenant-Instanzen aus dem SaaS-Dashboard erstellen.
Einen Tenant manuell erstellen
- Navigieren Sie zu SaaS → Tenants.
- Klicken Sie auf Tenant erstellen.
- Füllen Sie die Tenant-Details aus:
- Tenant-Name -- Der Organisations- oder Firmenname.
- Admin-E-Mail -- Die E-Mail für den primären Administrator des Tenants.
- Subdomain / Domain -- Die URL, über die der Tenant auf sein CRM zugreift.
- Plan -- Wählen Sie den Abonnementplan.
- Testzeitraum -- Überschreiben Sie bei Bedarf den Standard-Testzeitraum.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Das System stellt die Tenant-Instanz bereit und sendet eine Willkommens-E-Mail an die Admin-Adresse mit Zugangsdaten.
Verwenden Sie die manuelle Tenant-Erstellung für das Onboarding von Enterprise-Kunden, die benutzerdefinierte Konfigurationen oder dedizierte Datenbanken (BYODB) benötigen.
Tenants anzeigen und verwalten
Aus der SaaS → Tenants-Liste können Sie:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Details anzeigen | Tenant-Profil mit Nutzungsstatistiken und Historie öffnen |
| Bearbeiten | Tenant-Einstellungen, Plan oder Domain ändern |
| Sperren | CRM-Zugang des Tenants vorübergehend deaktivieren |
| Reaktivieren | Zugang für einen gesperrten Tenant wiederherstellen |
| Löschen | Tenant und seine Daten dauerhaft entfernen |
Das Löschen eines Tenants ist unwiderruflich. Alle mit der Tenant-Instanz verbundenen Daten werden dauerhaft entfernt. Bestätigen Sie immer mit dem Tenant, bevor Sie fortfahren.
Tenant-Status
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Aktiv | Tenant hat ein gültiges Abonnement und vollen Zugriff |
| Testphase | Tenant befindet sich in der kostenlosen Testphase |
| Gesperrt | Zugang ist deaktiviert aufgrund überfälliger Zahlung oder Admin-Aktion |
| Abgelaufen | Testphase ist ohne Umwandlung in einen kostenpflichtigen Plan abgelaufen |
Automatisierte Bereitstellung
Wenn sich ein Kunde über die Landing Page registriert, übernimmt das SaaS-Modul den gesamten Bereitstellungsprozess:
- Kunde wählt einen Plan und füllt das Registrierungsformular aus.
- Zahlung wird verarbeitet (oder Testphase beginnt, wenn der Plan eine Testphase enthält).
- Das System erstellt eine neue CRM-Instanz mit den Feature-Limits des gewählten Plans.
- Eine Subdomain oder Custom Domain wird zugewiesen.
- Die Willkommens-E-Mail wird mit Zugangsdaten und Erste-Schritte-Anleitungen gesendet.
Dieser gesamte Ablauf geschieht automatisch ohne Eingreifen des Super Admin.
Nutzungskontingent-Überwachung
Die Nutzung jedes Tenants wird in Echtzeit gegen die Planlimits verfolgt.
Was wird verfolgt
Das Modul verfolgt Kontingente für jede im Plan konfigurierte CRM-Entität:
| Entität | Beispiel-Limit |
|---|---|
| Deals | Bis zu 500 aktive Deals |
| Kontakte | Bis zu 2.000 Kontakte |
| Unternehmen | Bis zu 200 Unternehmen |
| Benutzerdefinierte Entitäten | Jede CRM-Entität als Kontingent konvertiert |
Kontingent-Transparenz für Tenants
Tenants können ihre Echtzeit-Nutzung innerhalb ihrer CRM-Instanz einsehen. Eine Nutzungsübersicht zeigt:
- Aktuelle Nutzung für jede verfolgte Entität.
- Planlimits für jede Entität.
- Prozentsatz des verbrauchten Kontingents.
- Warnungen, wenn die Nutzung sich dem Limit nähert.
Kontingent-Durchsetzung
Wenn ein Tenant sein Planlimit für eine Entität erreicht:
- Neue Einträge für diese Entität können nicht erstellt werden.
- Eine Benachrichtigung informiert den Tenant, dass er sein Limit erreicht hat.
- Der Tenant wird aufgefordert, seinen Plan für höhere Limits zu upgraden.
Als Super Admin können Sie Kontingent-Limits für einzelne Tenants aus deren Tenant-Profil überschreiben, falls erforderlich -- zum Beispiel, um eine vorübergehende Erhöhung während einer Migrationsphase zu gewähren.
Modulzugriffskontrolle
Steuern Sie, welche CRM-Module jeder Tenant basierend auf seinem Abonnementplan nutzen kann.
Modulzugriff konfigurieren
- Navigieren Sie zu SaaS → Einstellungen → Pläne & Preise.
- Bearbeiten Sie den Plan, den Sie konfigurieren möchten.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie im Bereich Modulzugriff einzelne CRM-Module.
- Klicken Sie auf Speichern.
Tenants in diesem Plan sehen und haben nur Zugriff auf die aktivierten Module in ihrer CRM-Navigation.
Abrechnung und Abonnements
Zahlungslebenszyklus
| Ereignis | Was passiert |
|---|---|
| Registrierung | Erste Zahlung oder Testphase beginnt |
| Testphase-Ablauf | Tenant wird aufgefordert, einen kostenpflichtigen Plan zu wählen |
| Wiederkehrende Zahlung | Automatische Abbuchung im Abrechnungsintervall |
| Zahlung fehlgeschlagen | Wiederholungslogik und Benachrichtigung; Sperrung nach Wiederholungsversuchen |
| Planänderung | Upgrade wird sofort wirksam; Downgrade zum Zyklusende |
Abonnements verwalten
Aus dem Tenant-Profil können Sie:
- Zahlungshistorie und Rechnungseinträge einsehen.
- Den Plan des Tenants ändern (Upgrade oder Downgrade).
- Gutschriften oder Rabatte anwenden.
- Abrechnung manuell sperren oder reaktivieren.
Abrechnungsfunktionen erfordern das Concord CRM Invoice Modul. Ohne dieses stehen Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung nicht zur Verfügung.
E-Mail-Benachrichtigungen und Lifecycle-Kommunikation
Das Modul sendet automatisierte E-Mails an wichtigen Punkten des Tenant-Lebenszyklus:
- Willkommens-E-Mail -- Wird bei erfolgreicher Bereitstellung mit Zugangsdaten gesendet.
- Testphase-Ablauferinnerung -- Wird vor Ende der Testphase gesendet.
- Zahlungsbestätigung -- Wird nach jeder erfolgreichen Zahlung gesendet.
- Sperrungsbenachrichtigung -- Wird gesendet, wenn ein Tenant-Konto gesperrt wird.
- Planänderungsbestätigung -- Wird gesendet, wenn ein Tenant sein Abonnement ändert.
Passen Sie E-Mail-Vorlagen unter SaaS → Einstellungen → Benachrichtigungen an.
Best Practices
- Beginnen Sie mit klaren Planstufen -- Definieren Sie Starter-, Professional- und Enterprise-Pläne mit unterschiedlichen Feature-Sets, um natürliche Upgrade-Pfade zu schaffen.
- Aktivieren Sie Testzeiträume -- Senken Sie die Registrierungshürde, indem Sie kostenlose Testphasen bei Einstiegsplänen anbieten.
- Überwachen Sie das Dashboard täglich -- Behalten Sie neue Registrierungen, Umsatztrends und gesperrte Konten im Blick.
- Richten Sie Zahlungswiederholungslogik ein -- Konfigurieren Sie Karenzzeiten vor automatischer Sperrung, um unfreiwillige Abwanderung zu reduzieren.
- Testen Sie den vollständigen Registrierungsablauf -- Durchlaufen Sie regelmäßig die Kundenerfahrung von der Landing Page bis zum bereitgestellten Tenant, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
- Nutzen Sie BYODB für Enterprise-Kunden -- Bieten Sie dedizierte Datenbanken als Premium-Option für Kunden mit strengen Daten-Compliance-Anforderungen an.