Aperçu de l'utilisation
Une fois le module SaaS installé et configuré, vous opérez en tant que Super Admin (SA) -- l'administrateur central qui gère toutes les instances de tenants, les plans, la facturation et les opérations de la plateforme. Ce guide couvre les flux de travail quotidiens pour gérer votre plateforme SaaS.
Tableau de bord Super Admin
Le tableau de bord Super Admin est votre panneau de contrôle central. Accédez-y depuis SaaS → Dashboard dans la barre latérale du CRM.
Le tableau de bord affiche :
- Total Tenants -- Nombre de tenants actifs, en essai, suspendus et total.
- Revenue Overview -- Revenus mensuels récurrents et historique des paiements.
- Recent Activity -- Dernières inscriptions, mises à niveau et événements de suspension.
- System Health -- Utilisation des ressources et alertes nécessitant attention.
Le tableau de bord se met à jour en temps réel. Utilisez-le comme votre outil de surveillance principal pour rester au courant de l'activité de la plateforme sans accéder aux enregistrements individuels des tenants.
Gestion des tenants
Comment les tenants sont créés
Les tenants peuvent être créés de deux façons :
- Inscription en libre-service -- Les clients visitent votre page d'accueil, sélectionnent un plan et s'inscrivent. Le module SaaS provisionne automatiquement une nouvelle instance CRM pour eux.
- Création par l'admin -- En tant que Super Admin, vous pouvez créer manuellement des instances de tenants depuis le tableau de bord SaaS.
Créer un tenant manuellement
- Naviguez vers SaaS → Tenants.
- Cliquez sur Create Tenant.
- Remplissez les détails du tenant :
- Tenant Name -- Le nom de l'organisation ou de l'entreprise.
- Admin Email -- L'e-mail de l'administrateur principal du tenant.
- Subdomain / Domain -- L'URL que le tenant utilisera pour accéder à son CRM.
- Plan -- Sélectionnez le plan d'abonnement.
- Trial Period -- Remplacez la période d'essai par défaut si nécessaire.
- Cliquez sur Create.
Le système provisionne l'instance du tenant et envoie un e-mail de bienvenue à l'adresse admin avec les identifiants de connexion.
Utilisez la création manuelle de tenants pour l'intégration de clients entreprise nécessitant des configurations personnalisées ou des bases de données dédiées (BYODB).
Consulter et gérer les tenants
Depuis la liste SaaS → Tenants, vous pouvez :
| Action | Description |
|---|---|
| View Details | Ouvrir le profil du tenant avec les statistiques d'utilisation et l'historique |
| Edit | Modifier les paramètres, le plan ou le domaine du tenant |
| Suspend | Désactiver temporairement l'accès CRM du tenant |
| Reactivate | Restaurer l'accès d'un tenant suspendu |
| Delete | Supprimer définitivement le tenant et ses données |
La suppression d'un tenant est irréversible. Toutes les données associées à l'instance du tenant seront définitivement supprimées. Confirmez toujours avec le tenant avant de procéder.
Statuts des tenants
| Statut | Description |
|---|---|
| Active | Le tenant a un abonnement valide et un accès complet |
| Trial | Le tenant est en période d'essai gratuit |
| Suspended | L'accès est désactivé en raison d'un paiement en retard ou d'une action admin |
| Expired | L'essai est terminé sans conversion en plan payant |
Provisionnement automatisé
Lorsqu'un client s'inscrit via la page d'accueil, le module SaaS gère l'ensemble du processus de provisionnement :
- Le client sélectionne un plan et complète le formulaire d'inscription.
- Le paiement est traité (ou l'essai commence si le plan inclut une période d'essai).
- Le système crée une nouvelle instance CRM avec les limites de fonctionnalités du plan sélectionné.
- Un sous-domaine ou domaine personnalisé est attribué.
- L'e-mail de bienvenue est envoyé avec les identifiants de connexion et les instructions de démarrage.
Ce flux entier se déroule automatiquement sans intervention du Super Admin.
Surveillance des quotas d'utilisation
L'utilisation de chaque tenant est suivie en temps réel par rapport aux limites de son plan.
Ce qui est suivi
Le module suit les quotas pour toute entité CRM configurée dans le plan :
| Entité | Exemple de limite |
|---|---|
| Deals | Jusqu'à 500 affaires actives |
| Contacts | Jusqu'à 2 000 contacts |
| Companies | Jusqu'à 200 entreprises |
| Custom Entities | Toute entité CRM convertie en quota |
Visibilité des quotas pour les tenants
Les tenants peuvent consulter leur utilisation en temps réel depuis leur instance CRM. Un résumé d'utilisation affiche :
- L'utilisation actuelle pour chaque entité suivie.
- Les limites du plan pour chaque entité.
- Le pourcentage de quota consommé.
- Des avertissements lorsque l'utilisation approche de la limite.
Application des quotas
Lorsqu'un tenant atteint la limite de son plan pour une entité :
- Les nouveaux enregistrements pour cette entité ne peuvent plus être créés.
- Une notification informe le tenant qu'il a atteint sa limite.
- Le tenant est invité à mettre à niveau son plan pour des limites plus élevées.
En tant que Super Admin, vous pouvez remplacer les limites de quota pour des tenants individuels depuis leur profil si nécessaire -- par exemple, pour accorder une augmentation temporaire pendant une période de migration.
Contrôle d'accès aux modules
Contrôlez quels modules CRM chaque tenant peut utiliser en fonction de son plan d'abonnement.
Configurer l'accès aux modules
- Naviguez vers SaaS → Settings → Plans & Pricing.
- Modifiez le plan que vous souhaitez configurer.
- Dans la section Module Access, activez ou désactivez les modules CRM individuels.
- Cliquez sur Save.
Les tenants de ce plan ne verront et n'auront accès qu'aux modules activés dans leur navigation CRM.
Facturation et abonnements
Cycle de vie des paiements
| Événement | Ce qui se passe |
|---|---|
| Sign-Up | Premier paiement ou début de l'essai |
| Trial Expiry | Le tenant est invité à sélectionner un plan payant |
| Recurring Payment | Facturation automatique à l'intervalle du cycle de facturation |
| Payment Failed | Logique de réessai et notification ; suspension après les réessais |
| Plan Change | La mise à niveau prend effet immédiatement ; le rétrogradage à la fin du cycle |
Gérer les abonnements
Depuis le profil d'un tenant, vous pouvez :
- Consulter l'historique des paiements et les enregistrements de factures.
- Changer le plan du tenant (mise à niveau ou rétrogradage).
- Appliquer des crédits ou des remises.
- Suspendre ou réactiver manuellement la facturation.
Les fonctionnalités de facturation nécessitent le module Invoice de Concord CRM. Sans cela, le traitement des paiements et la génération de factures ne seront pas disponibles.
Notifications par e-mail et communication de cycle de vie
Le module envoie des e-mails automatisés aux points clés du cycle de vie du tenant :
- Welcome Email -- Envoyé lors du provisionnement réussi avec les détails de connexion.
- Trial Expiry Reminder -- Envoyé avant la fin de la période d'essai.
- Payment Confirmation -- Envoyé après chaque paiement réussi.
- Suspension Notice -- Envoyé lorsqu'un compte tenant est suspendu.
- Plan Change Confirmation -- Envoyé lorsqu'un tenant met à niveau ou rétrograde.
Personnalisez les modèles d'e-mails depuis SaaS → Settings → Notifications.
Bonnes pratiques
- Commencez avec des niveaux de plans clairs -- Définissez des plans Starter, Professional et Enterprise avec des ensembles de fonctionnalités distincts pour créer des chemins de mise à niveau naturels.
- Activez les périodes d'essai -- Réduisez la barrière à l'inscription en offrant des essais gratuits sur les plans d'entrée de gamme.
- Surveillez le tableau de bord quotidiennement -- Gardez un œil sur les nouvelles inscriptions, les tendances de revenus et les comptes suspendus.
- Configurez la logique de réessai de paiement -- Configurez des périodes de grâce avant la suspension automatique pour réduire le désabonnement involontaire.
- Testez le flux d'inscription complet -- Parcourez périodiquement l'expérience client de la page d'accueil au tenant provisionné pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
- Utilisez BYODB pour les clients entreprise -- Offrez des bases de données dédiées comme option premium pour les clients ayant des exigences strictes de conformité des données.