نظرة عامة على الاستخدام
بمجرد تثبيت وتهيئة وحدة SaaS، تعمل كـ المسؤول الأعلى (SA) -- المسؤول المركزي الذي يدير جميع مثيلات المستأجرين وال خطط والفوترة وعمليات المنصة. يغطي هذا الدليل سير العمل اليومي لتشغيل منصة SaaS الخاصة بك.
لوحة تحكم المسؤول الأعلى
لوحة تحكم المسؤول الأعلى هي لوحة التحكم المركزية. الوصول إليها من SaaS → Dashboard في الشريط الجانبي لنظام CRM.
تعرض لوحة التحكم:
- إجمالي المستأجرين -- أعداد المستأجرين النشطين والتجريبيين والمعلقين والإجمالي.
- نظرة عامة على الإيرادات -- الإيرادات المتكررة الشهرية وسجل المدفوعات.
- النشاط الأخير -- أحدث عمليات التسجيل والترقيات وأحداث التعليق.
- صحة النظام -- استخدام الموارد وأي تنبيهات تتطلب الانتباه.
تتحدث لوحة التحكم في الوقت الفعلي. استخ دمها كأداة مراقبة أساسية للبقاء على اطلاع بنشاط المنصة دون الحاجة للتعمق في سجلات المستأجرين الفردية.
إدارة المستأجرين
كيف يتم إنشاء المستأجرين
يمكن إنشاء المستأجرين بطريقتين:
- التسجيل الذاتي -- يزور العملاء صفحة الهبوط ويختارون خطة ويسجلون. تقوم وحدة SaaS تلقائياً بإنشاء مثيل CRM جديد لهم.
- إنشاء بواسطة المسؤول -- كمسؤول أعلى، يمكنك إنشاء مثيلات مستأجرين يدوياً من لوحة تحكم SaaS.
إنشاء مستأجر يدوياً
- انتقل إلى SaaS → Tenants.
- ان قر على Create Tenant.
- املأ تفاصيل المستأجر:
- اسم المستأجر -- اسم المؤسسة أو الشركة.
- بريد المسؤول -- البريد الإلكتروني للمسؤول الرئيسي للمستأجر.
- النطاق الفرعي / النطاق -- عنوان URL الذي سيستخدمه المستأجر للوصول إلى CRM.
- الخطة -- حدد خطة الاشتراك.
- فترة التجربة -- تجاوز فترة التجربة الافتراضية إذا لزم الأمر.
- انقر على Create.
يقوم النظام بإنشاء مثيل المستأجر وإرسال رسالة ترحيب إلى عنوان المسؤول مع بيانات اعتماد تسجيل الدخول.
استخدم إنشاء المستأجر اليدوي لإدراج العملاء المؤسسيين الذين يحتاجون تهيئات مخصصة أو قواعد بيانات مخصصة (BYODB).
عرض وإدارة المستأجرين
من قائمة SaaS → Tenants، يمكنك:
| الإجراء | الوصف |
|---|---|
| عرض التفاصيل | فتح ملف المستأجر مع إحصائيات الاستخدام والسجل |
| تعديل | تعديل إعدادات المستأجر أو الخطة أو النطاق |
| تعليق | تعطيل وصول المستأجر إلى CRM مؤقتاً |
| إعادة التفعيل | استعادة الوصول لمستأجر معلق |
| حذف | إزالة المستأجر وبياناته نهائياً |
حذف مستأجر لا رجعة فيه. سيتم إزالة جميع البيانات المرتبطة بمثيل المستأجر نهائياً. تأكد دائماً من المستأجر قبل المتابعة.
حالات المستأجر
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| نشط | المستأجر لديه اشتراك صالح ووصول كامل |
| تجريبي | المستأجر في فترة التجربة المجانية |
| معلق | الوصول معطل بسبب دفع متأخر أو إجراء المسؤول |
| منتهي | انتهت التجربة دون التحويل لخطة مدفوعة |
الإنشاء التلقائي
عندما يسجل عميل عبر صفحة الهبوط، تتعامل وحدة SaaS مع عملية الإنشاء بالكامل:
- يختار العميل خطة ويكمل نموذج التسجيل.
- تتم معالجة الدفع (أو تبدأ التجربة إذا كانت الخطة تتضمن فترة تجربة).
- ينشئ النظام مثيل CRM جديد مع حدود ميزات الخطة المحددة.
- يتم تعيين نطاق فرعي أو نطاق مخصص.
- تُرسل رسالة الترحيب مع بيانات اعتماد تسجيل الدخول وتعليمات البدء.
تتم هذه العملية بالكامل تلقائياً دون الحاجة لتدخل المسؤول الأعلى.
مراقبة حصص الاستخدام
يتم تتبع استخدام كل مستأجر مقابل حدود خطته في الوقت الفعلي.
ما يتم تتبعه
تتتبع الوحدة الحصص لأي كيان CRM مُهيّأ في الخطة:
| الكيان | مثال على الحد |
|---|---|
| الصفقات | حتى 500 صفقة نشطة |
| جهات الاتصال | حتى 2,000 جهة اتصال |
| الشركات | حتى 200 شركة |
| كيانات مخصصة | أي كيان CRM محوّل إلى حصة |
رؤية الحصص للمستأجرين
يمكن للمستأجرين عرض استخدامهم في الوقت الفعلي من داخل مثيل CRM الخاص بهم. يعرض ملخص الاستخدام:
- الاستخدام الحالي لكل كيان متتبع.
- حدود الخطة لكل كيان.
- نسبة الحصة المستهلكة.
- تحذيرات عندما يقترب الاستخدام من الحد.
فرض الحصص
عندما يصل المستأجر إلى حد خطته لكيان ما:
- لا يمكن إنشاء سجلات جديدة لذلك الكيان.
- إشعار يُعلم المستأجر بأنه وصل إلى حده.
- يُطلب من المستأجر ترقية خطته للحصول على حدود أعلى.
كمسؤول أعلى، يمكنك تجاوز حدود الحصص لمستأجرين فرديين من ملف المستأجر إذا لزم الأمر -- مثلاً، لمنح زيادة مؤقتة خلال فترة الترحيل.
التحكم في الوصول للوحدات
تحكم في وحدات CRM التي يمكن لكل مستأجر الوصول إليها بناءً على خطة اشتراكه.
تهيئة الوصول للوحدات
- انتقل إلى SaaS → Settings → Plans & Pricing.
- عدّل الخطة التي تريد تهيئتها.
- في قسم Module Access، فعّل أو عطّل وحدات CRM الفردية.
- انقر على Save.
سيرى المستأجرون على تلك الخطة فقط الوحدات المُفعّلة في تنقل CRM الخاص بهم ويمكنهم الوصول إليها.
الفوترة والاشتراكات
دورة حياة الدفع
| الحدث | ما يحدث |
|---|---|
| التسجيل | أول دفعة أو بدء التجربة |
| انتهاء التجربة | يُطلب من المستأجر اختيار خطة مدفوعة |
| دفع متكرر | خصم تلقائي في فترة دورة الفوترة |
| فشل الدفع | منطق إعادة المحاولة والإشعار؛ التعليق بعد المحاولات |
| تغيير الخطة | الترقية تسري فوراً؛ التخفيض في نهاية الدورة |
إدارة الاشتراكات
من ملف المستأجر، يمكنك:
- عرض سجل المدفوعات وسجلات الفواتير.
- تغيير خطة المستأجر (ترقية أو تخفيض).
- تطبيق أرصدة أو خصومات.
- تعليق أو إعادة تفعيل الفوترة يدوياً.
تتطلب ميزات الفوترة وحدة فواتير Concord CRM. بدونها، لن تكون معالجة المدفوعات وإصدار الفواتير متاحة.
إشعارات البريد الإلكتروني والتواصل خلال دورة الحياة
ترسل الوحدة رسائل بريد إلكتروني تلقائية في نقاط رئيسية من دورة حياة المستأجر:
- رسالة الترحيب -- تُرسل عند الإنشاء الناجح مع تفاصيل تسجيل الدخول.
- تذكير انتهاء التجربة -- تُرسل قبل انتهاء فترة التجربة.
- تأكيد الدفع -- تُرسل بعد كل دفعة ناجحة.
- إشعار التعليق -- تُرسل عند تعليق حساب مستأجر.
- تأكيد تغيير الخطة -- تُرسل عند ترقية أو تخفيض المستأجر.
خصص قوالب البريد الإلكتروني من SaaS → Settings → Notifications.
أفضل الممارسات
- ابدأ بمستويات خطط واضحة -- حدد خطط مبتدئ واحترافي ومؤسسي بمجموعات ميزات مميزة لإنشاء مسارات ترقية طبيعية.
- فعّل فترات التجربة -- قلّل حاجز التسجيل بتقديم تجارب مجانية على الخطط الأساسية.
- راقب لوحة التحكم يومياً -- راقب عمليات التسجيل الجديدة واتجاهات الإيرادات والحسابات المعلقة.
- أعدّ منطق إعادة محاولة الدفع -- قم بتهيئة فترات سماح قبل التعليق التلقائي لتقليل فقدان العملاء غير الطوعي.
- اختبر تدفق التسجيل الكامل -- مرّ بتجربة العميل بشكل دوري من صفحة الهبوط إلى المستأجر المُنشأ لضمان عمل كل شيء بسلاسة.
- استخدم BYODB للعملاء المؤسسيين -- قدّم قواعد بيانات مخصصة كخيار متميز للعملاء ذوي متطلبات امتثال البيانات الصارمة.