Descripción General de Uso
Una vez que el Módulo SaaS está instalado y configurado, operas como el Super Admin (SA) -- el administrador central que gestiona todas las instancias de inquilinos, planes, facturación y operaciones de la plataforma. Esta guía cubre los flujos de trabajo diarios para operar tu plataforma SaaS.
Dashboard del Super Admin
El Dashboard del Super Admin es tu panel de control central. Accede desde SaaS → Dashboard en la barra lateral del CRM.
El dashboard muestra:
- Total de Inquilinos -- Conteos de inquilinos activos, en prueba, suspendidos y totales.
- Resumen de Ingresos -- Ingresos recurrentes mensuales e historial de pagos.
- Actividad Reciente -- Últimos registros de inquilinos, actualizaciones y eventos de suspensión.
- Estado del Sistema -- Uso de recursos y alertas que requieren atención.
El dashboard se actualiza en tiempo real. Úsalo como tu herramienta principal de monitoreo para estar al tanto de la actividad de la plataforma sin necesidad de profundizar en registros individuales de inquilinos.
Gestión de Inquilinos
Cómo se Crean los Inquilinos
Los inquilinos pueden crearse de dos maneras:
- Registro de Autoservicio -- Los clientes visitan tu página de destino, seleccionan un plan y se registran. El Módulo SaaS aprovisiona automáticamente una nueva instancia de CRM para ellos.
- Creado por el Admin -- Como Super Admin, puedes crear manualmente instancias de inquilinos desde el dashboard SaaS.
Crear un Inquilino Manualmente
- Navega a SaaS → Tenants.
- Haz clic en Create Tenant.
- Completa los detalles del inquilino:
- Tenant Name -- El nombre de la organización o negocio.
- Admin Email -- El email del administrador principal del inquilino.
- Subdomain / Domain -- La URL que el inquilino usará para acceder a su CRM.
- Plan -- Selecciona el plan de suscripción.
- Trial Period -- Anula el período de prueba predeterminado si es necesario.
- Haz clic en Create.
El sistema aprovisiona la instancia del inquilino y envía un email de bienvenida a la dirección del admin con las credenciales de acceso.
Usa la creación manual de inquilinos para incorporar clientes empresariales que requieran configuraciones personalizadas o bases de datos dedicadas (BYODB).
Ver y Gestionar Inquilinos
Desde la lista de SaaS → Tenants, puedes:
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Ver Detalles | Abre el perfil del inquilino con estadísticas de uso e historial |
| Editar | Modifica la configuración del inquilino, plan o dominio |
| Suspender | Deshabilita temporalmente el acceso al CRM del inquilino |
| Reactivar | Restaura el acceso de un inquilino suspendido |
| Eliminar | Elimina permanentemente al inquilino y sus datos |
Eliminar un inquilino es irreversible. Todos los datos asociados con la instancia del inquilino se eliminarán permanentemente. Siempre confirma con el inquilino antes de proceder.
Estados del Inquilino
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Active | El inquilino tiene una suscripción válida y acceso completo |
| Trial | El inquilino está en el período de prueba gratuita |
| Suspended | El acceso está deshabilitado por pago vencido o acción del admin |
| Expired | La prueba ha terminado sin conversión a un plan de pago |
Aprovisionamiento Automatizado
Cuando un cliente se registra a través de la página de destino, el Módulo SaaS maneja todo el proceso de aprovisionamiento:
- El cliente selecciona un plan y completa el formulario de registro.
- El pago se procesa (o la prueba comienza si el plan incluye un período de prueba).
- El sistema crea una nueva instancia de CRM con los límites de funciones del plan seleccionado.
- Se asigna un subdominio o dominio personalizado.
- Se envía el email de bienvenida con credenciales de acceso e instrucciones para comenzar.
Todo este flujo ocurre automáticamente sin intervención del Super Admin.
Monitoreo de Cuotas de Uso
El uso de cada inquilino se rastrea contra los límites de su plan en tiempo real.
Qué se Rastrea
El módulo rastrea cuotas para cualquier entidad del CRM configurada en el plan:
| Entidad | Ejemplo de Límite |
|---|---|
| Deals | Hasta 500 negocios activos |
| Contacts | Hasta 2,000 contactos |
| Companies | Hasta 200 empresas |
| Custom Entities | Cualquier entidad del CRM convertida en cuota |
Visibilidad de Cuotas para Inquilinos
Los inquilinos pueden ver su uso en tiempo real desde su instancia de CRM. Un resumen de uso muestra:
- Uso actual para cada entidad rastreada.
- Límites del plan para cada entidad.
- Porcentaje de cuota consumida.
- Advertencias cuando el uso se acerca al límite.
Aplicación de Cuotas
Cuando un inquilino alcanza el límite de su plan para una entidad:
- No se pueden crear nuevos registros para esa entidad.
- Una notificación informa al inquilino que ha alcanzado su límite.
- Se solicita al inquilino que actualice su plan para obtener límites mayores.
Como Super Admin, puedes anular los límites de cuota para inquilinos individuales desde su perfil de inquilino si es necesario, por ejemplo, para otorgar un aumento temporal durante un período de migración.
Control de Acceso a Módulos
Controla qué módulos del CRM puede acceder cada inquilino según su plan de suscripción.
Configurar Acceso a Módulos
- Navega a SaaS → Settings → Plans & Pricing.
- Edita el plan que deseas configurar.
- En la sección de Module Access, habilita o deshabilita módulos individuales del CRM.
- Haz clic en Save.
Los inquilinos en ese plan solo verán y tendrán acceso a los módulos habilitados en la navegación de su CRM.
Facturación y Suscripciones
Ciclo de Vida del Pago
| Evento | Qué Sucede |
|---|---|
| Registro | Primer pago o comienza la prueba |
| Expiración de Prueba | Se solicita al inquilino seleccionar un plan de pago |
| Pago Recurrente | Cargo automático en el intervalo del ciclo de facturación |
| Pago Fallido | Lógica de reintento y notificación; suspensión después de reintentos |
| Cambio de Plan | La actualización toma efecto inmediatamente; la degradación al final del ciclo |
Gestionar Suscripciones
Desde el perfil de un inquilino, puedes:
- Ver historial de pagos y registros de facturas.
- Cambiar el plan del inquilino (actualizar o degradar).
- Aplicar créditos o descuentos.
- Suspender o reactivar manualmente la facturación.
Las funciones de facturación requieren el Módulo de Facturas de Concord CRM. Sin él, el procesamiento de pagos y la generación de facturas no estarán disponibles.
Notificaciones por Email y Comunicación del Ciclo de Vida
El módulo envía emails automatizados en puntos clave del ciclo de vida del inquilino:
- Email de Bienvenida -- Enviado tras el aprovisionamiento exitoso con detalles de acceso.
- Recordatorio de Expiración de Prueba -- Enviado antes de que termine el período de prueba.
- Confirmación de Pago -- Enviado después de cada pago exitoso.
- Aviso de Suspensión -- Enviado cuando una cuenta de inquilino es suspendida.
- Confirmación de Cambio de Plan -- Enviado cuando un inquilino actualiza o degrada.
Personaliza las plantillas de email desde SaaS → Settings → Notifications.
Mejores Prácticas
- Comienza con niveles de plan claros -- Define planes Starter, Professional y Enterprise con conjuntos de funciones distintos para crear caminos de actualización naturales.
- Habilita períodos de prueba -- Reduce la barrera de registro ofreciendo pruebas gratuitas en planes de nivel básico.
- Monitorea el dashboard diariamente -- Mantente atento a nuevos registros, tendencias de ingresos y cuentas suspendidas.
- Configura la lógica de reintento de pagos -- Configura períodos de gracia antes de la suspensión automática para reducir la pérdida involuntaria de clientes.
- Prueba el flujo completo de registro -- Periódicamente recorre la experiencia del cliente desde la página de destino hasta el inquilino aprovisionado para asegurar que todo funcione sin problemas.
- Usa BYODB para clientes empresariales -- Ofrece bases de datos dedicadas como opción premium para clientes con requisitos estrictos de cumplimiento de datos.