Nutzungsanleitung

Diese Anleitung behandelt die tägliche Nutzung des Invoicing Moduls, einschließlich der Erstellung von Rechnungen, Statusverwaltung, dem Versand von Rechnungen an Kunden und der Nutzung der automatischen Deal-Fortschrittsfunktion.

Eine Rechnung erstellen

Um eine neue Rechnung zu erstellen:

1. Navigieren Sie zum Bereich Rechnungen in der CRM-Seitenleiste.
2. Klicken Sie auf Rechnung erstellen.
3. Füllen Sie die Rechnungsdetails aus:
   • Kunde / Unternehmen -- Wählen Sie den Kunden oder das Unternehmen, für das die Rechnung bestimmt ist.
   • Deal (optional) -- Verknüpfen Sie die Rechnung mit einem bestimmten Deal in Ihrer Pipeline.
   • Rechnungsnummer -- Automatisch generiert oder manuell eingegeben, je nach Konfiguration.
   • Ausstellungsdatum -- Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
   • Fälligkeitsdatum -- Die Zahlungsfrist.
   • Positionen -- Fügen Sie Produkte, Dienstleistungen oder benutzerdefinierte Positionen mit Beschreibungen, Mengen und Stückpreisen hinzu.
   • Steuer (optional) -- Wenden Sie anwendbare Steuersätze auf Positionen an.
   • Rabatt (optional) -- Wenden Sie einen Rabattbetrag oder -prozentsatz an.
   • Anmerkungen -- Fügen Sie zusätzliche Hinweise oder Zahlungsanweisungen für den Kunden hinzu.
4. Klicken Sie auf Speichern, um die Rechnung zu erstellen.

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Verknüpfen Sie Rechnungen wann immer möglich mit Deals. Dies aktiviert die automatische Deal-Fortschrittsfunktion und hält Ihren Pipeline-Status genau.

Eine Rechnung aus einem Deal erstellen

Sie können auch eine Rechnung direkt aus einem Deal-Eintrag erstellen:

1. Öffnen Sie den Deal, den Sie abrechnen möchten.
2. Suchen Sie den Tab oder Bereich Rechnungen in der Deal-Ansicht.
3. Klicken Sie auf Rechnung erstellen -- die Kunden- und Deal-Felder werden vorausgefüllt.
4. Vervollständigen Sie die restlichen Rechnungsdetails und speichern Sie.

Rechnungsstatus verwalten

Jede Rechnung hat einen Status, der ihren aktuellen Stand im Abrechnungszyklus widerspiegelt. Sie können den Status jederzeit aktualisieren:

1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie aktualisieren möchten.
2. Ändern Sie den Status über das Status-Dropdown oder die Status-Aktionsschaltflächen.
3. Speichern Sie die Änderungen.

Verfügbare Status

Status	Beschreibung
Entwurf	Rechnung wird vorbereitet; noch nicht an den Kunden gesendet.
Ausstehend	Rechnung wurde gesendet und wartet auf Zahlung.
Teilweise bezahlt	Eine Teilzahlung wurde erhalten.
Bezahlt	Vollständige Zahlung wurde erhalten.
Überfällig	Zahlungsfrist ist ohne vollständige Zahlung abgelaufen.
Storniert	Rechnung wurde annulliert und ist nicht mehr aktiv.

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Wenn eine Rechnung als Bezahlt markiert wird, wird der verknüpfte Deal automatisch in die Phase „Rechnung bezahlt" in Ihrer Pipeline verschoben. Dies geschieht sofort und erfordert keinen manuellen Eingriff.

Rechnungen per E-Mail versenden

Das Modul unterstützt den direkten Versand von Rechnungen an Kunden per E-Mail:

1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie versenden möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Per E-Mail senden.
3. Überprüfen Sie die vorausgefüllte E-Mail-Vorlage, einschließlich Empfänger, Betreffzeile und Textinhalt.
4. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen an der Nachricht vor.
5. Klicken Sie auf Senden.

Die Rechnung wird als Anhang (typischerweise als PDF) an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.

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Passen Sie Ihre E-Mail-Vorlagen in den Moduleinstellungen an, um ein einheitliches Branding beizubehalten und alle notwendigen Zahlungsanweisungen in jeder Rechnungs-E-Mail einzuschließen.

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen

Das Modul kann auch automatische E-Mail-Benachrichtigungen für wichtige Ereignisse senden:

• Rechnung gesendet -- Bestätigung, dass die Rechnungs-E-Mail zugestellt wurde.
• Zahlung erhalten -- Benachrichtigung, wenn der Rechnungsstatus auf Bezahlt oder Teilweise bezahlt wechselt.
• Rechnung überfällig -- Erinnerung, wenn ein Fälligkeitsdatum ohne vollständige Zahlung verstreicht.

Konfigurieren Sie diese Automatisierungen in den Moduleinstellungen passend zu Ihrem Geschäftsworkflow.

Automatischer Deal-Fortschritt

Eine der leistungsstärksten Funktionen des Invoicing Moduls ist der automatische Deal-Phasenfortschritt:

1. Wenn Sie eine mit einem Deal verknüpfte Rechnung erstellen, wird der Deal vom Modul verfolgt.
2. Wenn der Rechnungsstatus auf Bezahlt wechselt, verschiebt das Modul den zugehörigen Deal automatisch in die Phase „Rechnung bezahlt" in Ihrer Pipeline.
3. Dies macht manuelle Aktualisierungen überflüssig und stellt sicher, dass Ihre Pipeline immer den aktuellen Abrechnungsstatus widerspiegelt.

warnung

Diese Automatisierung funktioniert nur, wenn die Rechnung mit einem Deal verknüpft ist und Ihre Pipeline eine Phase enthält, die als „Rechnung bezahlt"-Phase benannt oder gekennzeichnet ist. Überprüfen Sie Ihre Pipeline-Konfiguration, wenn die Automatisierung nicht wie erwartet auslöst.

Rechnungen anzeigen und filtern

Der Bereich Rechnungen bietet eine umfassende Listenansicht mit Filter- und Suchfunktionen:

• Suche -- Rechnungen nach Nummer, Kundenname oder Betrag finden.
• Nach Status filtern -- Nur Entwurfs-, Ausstehende, Bezahlte, Überfällige oder Stornierte Rechnungen anzeigen.
• Nach Datum filtern -- Ergebnisse nach Ausstellungsdatum oder Fälligkeitszeitraum eingrenzen.
• Sortieren -- Rechnungen nach Datum, Betrag, Status oder Kundenname ordnen.

Rechnungen bearbeiten und löschen

• Bearbeiten -- Öffnen Sie eine Rechnung und ändern Sie ihre Details. Änderungen werden sofort gespeichert. Versendete Rechnungen können weiterhin bearbeitet werden, aber erwägen Sie nach wesentlichen Änderungen eine erneute Zusendung.
• Löschen -- Entfernen Sie nicht mehr benötigte Rechnungen. Gelöschte Rechnungen werden dauerhaft entfernt.

warnung

Das Löschen einer bezahlten Rechnung macht den Deal-Fortschritt nicht rückgängig. Wenn der Deal bereits in die Phase „Rechnung bezahlt" verschoben wurde, müssen Sie die Deal-Phase manuell anpassen.

Best Practices

• Verwenden Sie konsistente Rechnungsnummerierung, um saubere Finanzunterlagen zu führen und Audits zu vereinfachen.
• Verknüpfen Sie alle Rechnungen mit Deals, um die automatische Deal-Fortschrittsfunktion voll auszunutzen.
• Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten und nutzen Sie die Überfälligkeits-Benachrichtigungsfunktion, um verspätete Zahlungen zeitnah nachzuverfolgen.
• Überprüfen Sie Entwurfsrechnungen sorgfältig vor dem Versand, um Korrekturen und erneute Sendungen zu vermeiden.
• Archivieren oder exportieren Sie Rechnungsdaten regelmäßig für Backup- und externe Buchhaltungszwecke.

Support

Für Hilfe bei Rechnungsworkflows besuchen Sie den Themesic Support-Ticketbereich.