Guide d'utilisation

Ce guide couvre l'utilisation quotidienne du module Invoicing, y compris la création de factures, la gestion des statuts, l'envoi de factures aux clients et l'exploitation de la fonctionnalité de progression automatique des affaires.

Créer une facture

Pour créer une nouvelle facture :

1. Naviguez vers la section Invoices dans la barre latérale du CRM.
2. Cliquez sur Create Invoice.
3. Remplissez les détails de la facture :
   • Client / Company -- Sélectionnez le client ou l'entreprise destinataire de la facture.
   • Deal (optionnel) -- Liez la facture à une affaire spécifique de votre pipeline.
   • Invoice Number -- Généré automatiquement ou saisi manuellement, selon votre configuration.
   • Issue Date -- La date de création de la facture.
   • Due Date -- La date limite de paiement.
   • Line Items -- Ajoutez des produits, services ou lignes personnalisées avec des descriptions, quantités et prix unitaires.
   • Tax (optionnel) -- Appliquez les taux de taxe applicables aux lignes.
   • Discount (optionnel) -- Appliquez un montant ou un pourcentage de remise.
   • Notes -- Ajoutez des notes supplémentaires ou des instructions de paiement pour le client.
4. Cliquez sur Save pour créer la facture.

astuce

Liez les factures aux affaires chaque fois que possible. Cela active la fonctionnalité de progression automatique des affaires et maintient le statut de votre pipeline à jour.

Créer une facture depuis une affaire

Vous pouvez également créer une facture directement depuis un enregistrement d'affaire :

1. Ouvrez l'affaire que vous souhaitez facturer.
2. Recherchez l'onglet ou la section Invoices dans la vue de l'affaire.
3. Cliquez sur Create Invoice -- les champs client et affaire seront pré-remplis.
4. Complétez les détails restants de la facture et enregistrez.

Gérer les statuts des factures

Chaque facture a un statut qui reflète son état actuel dans le cycle de facturation. Vous pouvez mettre à jour le statut à tout moment :

1. Ouvrez la facture que vous souhaitez mettre à jour.
2. Changez le statut à l'aide du menu déroulant ou des boutons d'action de statut.
3. Enregistrez les modifications.

Statuts disponibles

Statut	Description
Draft	La facture est en cours de préparation ; pas encore envoyée au client.
Pending	La facture a été envoyée et est en attente de paiement.
Partially Paid	Un paiement partiel a été reçu.
Paid	Le paiement intégral a été reçu.
Overdue	La date limite de paiement est dépassée sans paiement intégral.
Cancelled	La facture a été annulée et n'est plus active.

info

Lorsqu'une facture est marquée comme Paid, l'affaire liée passe automatiquement à l'étape « Invoice Paid » dans votre pipeline. Cela se produit immédiatement et ne nécessite aucune intervention manuelle.

Envoyer des factures par e-mail

Le module prend en charge l'envoi de factures directement aux clients par e-mail :

1. Ouvrez la facture que vous souhaitez envoyer.
2. Cliquez sur le bouton Send by Email.
3. Vérifiez le modèle d'e-mail pré-rempli, y compris le destinataire, l'objet et le corps du message.
4. Effectuez les ajustements nécessaires au message.
5. Cliquez sur Send.

La facture sera jointe à l'e-mail (généralement en PDF) et envoyée à l'adresse e-mail du client enregistrée.

astuce

Personnalisez vos modèles d'e-mail dans les paramètres du module pour maintenir une image de marque cohérente et inclure toutes les instructions de paiement nécessaires dans chaque e-mail de facture.

Notifications automatiques par e-mail

Le module peut également envoyer des notifications automatiques par e-mail pour les événements clés :

• Invoice Sent -- Confirmation que l'e-mail de facture a été envoyé.
• Payment Received -- Notification lorsque le statut de la facture passe à Paid ou Partially Paid.
• Invoice Overdue -- Rappel lorsqu'une date d'échéance est dépassée sans paiement intégral.

Configurez ces automatisations dans les paramètres du module pour correspondre à votre flux de travail.

Progression automatique des affaires

L'une des fonctionnalités les plus puissantes du module Invoicing est l'avancement automatique de l'étape de l'affaire :

1. Lorsque vous créez une facture liée à une affaire, l'affaire est suivie par le module.
2. Lorsque le statut de la facture passe à Paid, le module déplace automatiquement l'affaire associée vers l'étape « Invoice Paid » dans votre pipeline.
3. Cela élimine le besoin de mises à jour manuelles et garantit que votre pipeline reflète toujours le statut de facturation actuel.

attention

Cette automatisation ne fonctionne que lorsque la facture est liée à une affaire et que votre pipeline contient une étape nommée ou désignée comme étape « Invoice Paid ». Vérifiez la configuration de votre pipeline si l'automatisation ne se déclenche pas comme prévu.

Consulter et filtrer les factures

La section Invoices offre une vue de liste complète avec des capacités de filtrage et de recherche :

• Search -- Trouvez des factures par numéro, nom de client ou montant.
• Filter by Status -- Affichez uniquement les factures Draft, Pending, Paid, Overdue ou Cancelled.
• Filter by Date -- Affinez les résultats par plage de dates d'émission ou d'échéance.
• Sort -- Triez les factures par date, montant, statut ou nom de client.

Modifier et supprimer des factures

• Modification -- Ouvrez n'importe quelle facture et modifiez ses détails. Les modifications sont enregistrées immédiatement. Les factures envoyées peuvent toujours être modifiées, mais envisagez de les renvoyer après des modifications significatives.
• Suppression -- Supprimez les factures qui ne sont plus nécessaires. Les factures supprimées sont définitivement supprimées.

attention

Supprimer une facture payée n'annule pas la progression de l'affaire. Si l'affaire a déjà été déplacée vers l'étape « Invoice Paid », vous devrez ajuster manuellement l'étape de l'affaire.

Bonnes pratiques

• Utilisez une numérotation de factures cohérente pour maintenir des registres financiers propres et simplifier les audits.
• Liez toutes les factures aux affaires pour profiter pleinement de la fonctionnalité de progression automatique des affaires.
• Définissez des dates d'échéance réalistes et utilisez la fonctionnalité de notification de retard pour relancer rapidement les paiements en retard.
• Vérifiez les factures brouillon soigneusement avant l'envoi pour éviter les corrections et les renvois.
• Archivez ou exportez les données de factures périodiquement pour la sauvegarde et la comptabilité externe.

Support

Pour de l'aide sur les flux de facturation, visitez l'espace de support Themesic.