メインコンテンツまでスキップ

使用ガイド

このガイドでは、請求書モジュールの日常的な使い方を説明します。請求書の作成、ステータスの管理、クライアントへの請求書の送信、自動案件進行機能の活用について。

請求書の作成​

新しい請求書を作成するには：

  1. CRMサイドバーの請求書セクションに移動します。
  2. 請求書を作成をクリックします。
  3. 請求書の詳細を入力します：
    • クライアント / 企業 -- 請求書の宛先となるクライアントまたは企業を選択。
    • 案件（オプション） -- パイプライン内の特定の案件に請求書をリンク。
    • 請求書番号 -- 設定に応じて自動生成または手動入力。
    • 発行日 -- 請求書の作成日。
    • 支払期限 -- 支払いの期限。
    • 明細アイテム -- 製品、サービス、またはカスタム明細アイテムを説明、数量、単価とともに追加。
    • 税（オプション） -- 明細アイテムに適用税率を適用。
    • 割引（オプション） -- 割引額またはパーセンテージを適用。
    • 備考 -- クライアント向けの追加備考や支払い指示を追加。
  4. 保存をクリックして請求書を作成します。
ヒント

可能な限り請求書を案件にリンクしてください。これにより自動案件進行機能が有効になり、パイプラインのステータスが正確に保たれます。

案件から請求書を作成​

案件レコードから直接請求書を作成することもできます：

  1. 請求書を作成したい案件を開きます。
  2. 案件ビュー内の請求書タブまたはセクションを探します。
  3. 請求書を作成をクリック -- クライアントと案件のフィールドが事前入力されます。
  4. 残りの請求書の詳細を入力して保存します。

請求書ステータスの管理​

各請求書には、請求サイクルの現在の状態を反映するステータスがあります。ステータスはいつでも更新できます：

  1. 更新したい請求書を開きます。
  2. ステータスドロップダウンまたはステータスアクションボタンを使用してステータスを変更します。
  3. 変更を保存します。

利用可能なステータス​

ステータス説明
下書き請求書は準備中。まだクライアントに送信されていない。
保留中請求書が送信され、支払い待ち。
一部支払い済み一部の支払いが受領された。
支払い済み全額の支払いが受領された。
期限超過全額支払いなしで支払期限が過ぎた。
キャンセル済み請求書が無効化され、アクティブではなくなった。
備考

請求書が支払い済みとしてマークされると、リンクされた案件はパイプライン内の「請求書支払い済み」ステージに自動的に移動します。これは即座に行われ、手動の介入は不要です。

メールによる請求書の送信​

モジュールはメールで直接クライアントに請求書を送信することをサポートしています：

  1. 送信したい請求書を開きます。
  2. メールで送信ボタンをクリックします。
  3. 受信者、件名、本文を含む事前入力されたメールテンプレートを確認します。
  4. 必要に応じてメッセージを調整します。
  5. 送信をクリックします。

請求書がメールに添付され（通常はPDFとして）、ファイルに登録されたクライアントのメールアドレスに配信されます。

ヒント

モジュール設定でメールテンプレートをカスタマイズし、一貫したブランディングを維持し、すべての請求書メールに必要な支払い指示を含めてください。

自動メール通知​

モジュールは重要なイベントに対して自動メール通知も送信できます：

  • 請求書送信 -- 請求書メールが配信されたことの確認。
  • 支払い受領 -- 請求書のステータスが支払い済みまたは一部支払い済みに変更された際の通知。
  • 請求書期限超過 -- 全額支払いなしで支払期限が過ぎた場合のリマインダー。

ビジネスワークフローに合わせてモジュール設定でこれらの自動化を構成してください。

自動案件進行​

請求書モジュールの最も強力な機能の1つが、自動案件ステージ進行です：

  1. 案件にリンクされた請求書を作成すると、モジュールがその案件を追跡します。
  2. 請求書のステータスが支払い済みに変更されると、モジュールは関連する案件をパイプライン内の**「請求書支払い済み」**ステージに自動的に移動させます。
  3. これにより手動更新の必要がなくなり、パイプラインが常に現在の請求ステータスを反映するようになります。
警告

この自動化は、請求書が案件にリンクされており、パイプラインに「請求書支払い済み」ステージとして指定されたステージが含まれている場合にのみ機能します。自動化が期待通りにトリガーされない場合は、パイプラインの設定を確認してください。

請求書の表示とフィルタリング​

請求書セクションでは、フィルタリングと検索機能を備えた包括的なリストビューを提供します：

  • 検索 -- 番号、クライアント名、金額で請求書を検索。
  • ステータスでフィルタリング -- 下書き、保留中、支払い済み、期限超過、キャンセル済みの請求書のみを表示。
  • 日付でフィルタリング -- 発行日または支払期限の範囲で結果を絞り込み。
  • 並べ替え -- 日付、金額、ステータス、クライアント名で請求書を並べ替え。

請求書の編集と削除​

  • 編集 -- 任意の請求書を開いて詳細を変更できます。変更は即座に保存されます。送信済みの請求書も編集可能ですが、大幅な変更後は再送信を検討してください。
  • 削除 -- 不要になった請求書を削除します。削除された請求書は永久に削除されます。
警告

支払い済みの請求書を削除しても、案件の進行は取り消されません。案件がすでに「請求書支払い済み」ステージに移動していた場合は、手動で案件ステージを調整する必要があります。

ベストプラクティス​

  • クリーンな財務記録を維持し監査を簡素化するため、一貫した請求書番号を使用してください。
  • 自動案件進行機能を最大限に活用するため、すべての請求書を案件にリンクしてください。
  • 現実的な支払期限を設定し、期限超過通知機能を使用して遅延支払いに迅速にフォローアップしてください。
  • 訂正や再送信を避けるため、送信前に下書きの請求書を注意深く確認してください。
  • バックアップと外部会計の目的で、定期的に請求書データをアーカイブまたはエクスポートしてください。
サポート

請求書ワークフローのヘルプについては、Themesicサポートチケットエリアをご利用ください。