使用指南
本指南介绍发票模块的日常使用，包括创建发票、管理状态、向客户发送发票以及利用自动交易推进功能。
创建发票
要创建新发票：
- 在 CRM 侧边栏中导航到 Invoices 部分。
- 点击 Create Invoice。
- 填写发票详情：
- 客户 / 公司 -- 选择发票所属的客户或公司。
- 交易（可选）-- 将发票链接到管道中的特定交易。
- 发票编号 -- 根据您的配置自动生成或手动输入。
- 开票日期 -- 发票创建的日期。
- 到期日期 -- 付款截止日期。
- 行项目 -- 添加产品、服务或自定义行项目，包含描述、数量和单价。
- 税费（可选）-- 对行项目应用适用的税率。
- 折扣（可选）-- 应用折扣金额或百分比。
- 备注 -- 为客户添加任何额外的备注或付款说明。
- 点击 Save 创建发票。
提示
尽可能将发票链接到交易。这样可以启用自动交易推进功能，并保持管道状态的准确性。
从交易创建发票
您也可以直接从交易记录创建发票：
- 打开您要开票的交易。
- 在交易视图中找到 Invoices 选项卡或部分。
- 点击 Create Invoice -- 客户和交易字段将被自动填充。
- 完成其余发票详情并保存。
管理发票状态
每张发票都有一个反映其在计费周期中当前状态的状态。您可以随时更新状态：
- 打开要更新的发票。
- 使用状态下拉菜单或状态操作按钮更改状态。
- 保存更改。
可用状态
| 状态 | 描述 |
|---|---|
| 草稿 | 发票正在准备中；尚未发送给客户。 |
| 待付款 | 发票已发送，等待付款。 |
| 部分付款 | 已收到部分付款。 |
| 已付款 | 已收到全额付款。 |
| 逾期 | 付款截止日期已过但未收到全额付款。 |
| 已取消 | 发票已作废，不再有效。 |
信息
当发票被标记为 已付款 时，关联的交易将自动移至管道中的"发票已付"阶段。这会立即发生，无需手动干预。
通过邮件发送发票
该模块支持通过邮件直接向客户发送发票：
- 打开要发送的发票。
- 点击 Send by Email 按钮。
- 查看预填充的邮件模板，包括收件人、主题行和正文内容。
- 如需要，对消息进行任何调整 。
- 点击 Send。
发票将作为附件（通常为 PDF）发送到客户存档的邮箱地址。
提示
在模块设置中自定义您的邮件模板，以保持一致的品牌形象，并在每封发票邮件中包含所有必要的付款说明。
自动邮件通知
该模块还可以为关键事件发送自动邮件通知：
- 发票已发送 -- 确认发票邮件已送达。
- 收到付款 -- 当发票状态变为已付款或部分付款时发送通知。
- 发票逾期 -- 当到期日已过但未收到全额付款时发送提醒。
在模块设置中配置这些自动化功能以匹配您的业务工作流程。
自动交易推进
发 票模块最强大的功能之一是自动交易阶段推进：
- 当您创建与交易关联的发票时，该交易将被模块跟踪。
- 当发票状态变为 已付款 时，模块会自动将关联的交易移至管道中的 "发票已付" 阶段。
- 这无需手动更新，确保您的管道始终反映当前的计费状态。
注意
此自动化仅在发票链接到交易且您的管道包含名为或指定为"发票已付"阶段的情况下才有效。如果自动化未按预期触发，请验证您的管道配置。
查看和筛选发票
发票部分提供具有筛选和搜索功能的综合列表视图：
- 搜索 -- 按编号、客户名称或金额查找发票。
- 按状态筛选 -- 仅查看草稿、待付款、已付款、逾期或已取消的发票。
- 按日期筛选 -- 按开票日期或到期日期范围缩小结果。
- 排序 -- 按日期、金额、状态或客户名称排序发票。
编辑和删除发票
- 编辑 -- 打开任何发票并修改其详情。更改会立即保存。已发送的发票仍可编辑，但建议在重大更改后重新发送。
- 删除 -- 移除不再需要的发票。删除的发票将被永久移除。
注意
删除已付款的发票不会撤销交易推进。如果交易已被移至"发票已付"阶段，您需要手动调整交易阶段。
最佳实践
- 使用一致的发票编号 以维护清晰的财务记录并简化审计。
- 将所有发票链接到交易 以充分利用自动交易推进功能。
- 设置合理的到期日期 并使用逾期通知功能及时跟进迟付款项。
- 发送前仔细审查草稿发票 以避免更正和重新发送。
- 定期归档或导出发票数据 用于备份和外部会计目的。
支持
如需发票工作流程方面的帮助，请访问 Themesic 支持工单区。