Руководство по использованию

Это руководство описывает повседневное использование модуля выставления счетов, включая создание счетов, управление статусами, отправку счетов клиентам и использование функции автоматического продвижения сделок.

Создание счёта

Для создания нового счёта:

1. Перейдите в раздел Счета в боковой панели CRM.
2. Нажмите Создать счёт.
3. Заполните данные счёта:
   • Клиент / Компания -- Выберите клиента или компанию, для которой выставляется счёт.
   • Сделка (необязательно) -- Привяжите счёт к конкретной сделке в вашей воронке.
   • Номер счёта -- Генерируется автоматически или вводится вручную, в зависимости от настроек.
   • Дата выставления -- Дата создания счёта.
   • Срок оплаты -- Крайний срок оплаты.
   • Позиции -- Добавьте продукты, услуги или произвольные позиции с описаниями, количествами и ценами за единицу.
   • Налог (необязательно) -- Примените соответствующие налоговые ставки к позициям.
   • Скидка (необязательно) -- Примените сумму скидки или процент.
   • Примечания -- Добавьте дополнительные примечания или инструкции по оплате для клиента.
4. Нажмите Сохранить для создания счёта.

подсказка

Связывайте счета со сделками по возможности. Это активирует функцию автоматического продвижения сделки и поддерживает актуальность статуса воронки.

Создание счёта из сделки

Вы также можете создать счёт непосредственно из записи сделки:

1. Откройте сделку, для которой хотите выставить счёт.
2. Найдите вкладку или раздел Счета в представлении сделки.
3. Нажмите Создать счёт -- поля клиента и сделки будут предзаполнены.
4. Заполните оставшиеся данные счёта и сохраните.

Управление статусами счетов

Каждый счёт имеет статус, отражающий его текущее состояние в цикле выставления счетов. Вы можете обновить статус в любое время:

1. Откройте счёт, который хотите обновить.
2. Измените статус с помощью выпадающего списка или кнопок действий.
3. Сохраните изменения.

Доступные статусы

Статус	Описание
Черновик	Счёт готовится; ещё не отправлен клиенту.
Ожидает оплаты	Счёт отправлен и ожидает оплаты.
Частично оплачен	Получена частичная оплата.
Оплачен	Получена полная оплата.
Просрочен	Срок оплаты истёк без полной оплаты.
Отменён	Счёт аннулирован и более не активен.

к сведению

Когда счёт отмечается как Оплачен, связанная сделка автоматически перемещается на этап «Счёт оплачен» в вашей воронке. Это происходит мгновенно и не требует ручного вмешательства.

Отправка счетов по email

Модуль поддерживает отправку счетов клиентам по электронной почте:

1. Откройте счёт, который хотите отправить.
2. Нажмите кнопку Отправить по email.
3. Просмотрите предзаполненный шаблон письма, включая получателя, тему и текст.
4. При необходимости внесите коррективы в сообщение.
5. Нажмите Отправить.

Счёт будет прикреплён к письму (обычно в формате PDF) и доставлен на email-адрес клиента в файле.

подсказка

Настройте шаблоны электронных писем в настройках модуля для поддержания единого стиля бренда и включения всех необходимых платёжных инструкций в каждое письмо со счётом.

Автоматические email-уведомления

Модуль также может отправлять автоматические email-уведомления о ключевых событиях:

• Счёт отправлен -- Подтверждение доставки письма со счётом.
• Оплата получена -- Уведомление при изменении статуса счёта на «Оплачен» или «Частично оплачен».
• Счёт просрочен -- Напоминание при истечении срока оплаты без полной оплаты.

Настройте эти автоматизации в настройках модуля в соответствии с вашим бизнес-процессом.

Автоматическое продвижение сделки

Одна из самых мощных функций модуля выставления счетов — автоматическое продвижение этапа сделки:

1. При создании счёта, связанного со сделкой, модуль отслеживает сделку.
2. Когда статус счёта меняется на Оплачен, модуль автоматически перемещает связанную сделку на этап «Счёт оплачен» в вашей воронке.
3. Это исключает необходимость ручных обновлений и гарантирует, что ваша воронка всегда отражает актуальный статус оплаты.

warning

Эта автоматизация работает только когда счёт связан со сделкой и ваша воронка содержит этап, названный или обозначенный как «Счёт оплачен». Проверьте конфигурацию воронки, если автоматизация не срабатывает.

Просмотр и фильтрация счетов

Раздел «Счета» предоставляет исчерпывающий список с возможностями фильтрации и поиска:

• Поиск -- Найдите счета по номеру, имени клиента или сумме.
• Фильтр по статусу -- Просмотр только черновиков, ожидающих оплаты, оплаченных, просроченных или отменённых счетов.
• Фильтр по дате -- Сузьте результаты по дате выставления или диапазону сроков оплаты.
• Сортировка -- Упорядочьте счета по дате, сумме, статусу или имени клиента.

Редактирование и удаление счетов

• Редактирование -- Откройте любой счёт и измените его данные. Изменения сохраняются немедленно. Отправленные счета по-прежнему можно редактировать, но рассмотрите повторную отправку после существенных изменений.
• Удаление -- Удалите счета, которые больше не нужны. Удалённые счета удаляются безвозвратно.

warning

Удаление оплаченного счёта не отменяет продвижение сделки. Если сделка уже была перемещена на этап «Счёт оплачен», вам потребуется вручную изменить этап сделки.

Лучшие практики

• Используйте последовательную нумерацию счетов для поддержания чистых финансовых записей и упрощения аудита.
• Связывайте все счета со сделками для максимального использования функции автоматического продвижения сделок.
• Устанавливайте реалистичные сроки оплаты и используйте функцию уведомления о просрочке для оперативного контроля задолженностей.
• Тщательно проверяйте черновики счетов перед отправкой во избежание исправлений и повторных отправок.
• Периодически архивируйте или экспортируйте данные счетов для резервного копирования и внешних бухгалтерских целей.

Поддержка

Для помощи с рабочими процессами выставления счетов посетите Themesic Support Ticketing Area.