Kullanım Kılavuzu

Bu kılavuz, Faturalama modülünün günlük kullanımını kapsar: fatura oluşturma, durumları yönetme, müşterilere fatura gönderme ve otomatik anlaşma ilerleme özelliğinden yararlanma.

Fatura Oluşturma

Yeni bir fatura oluşturmak için:

1. CRM kenar çubuğundaki Faturalar bölümüne gidin.
2. Fatura Oluştur düğmesine tıklayın.
3. Fatura detaylarını doldurun:
   • Müşteri / Şirket -- Faturanın düzenleneceği müşteri veya şirketi seçin.
   • Anlaşma (isteğe bağlı) -- Faturayı boru hattınızdaki belirli bir anlaşmaya bağlayın.
   • Fatura Numarası -- Yapılandırmanıza göre otomatik oluşturulur veya manuel olarak girilir.
   • Düzenleme Tarihi -- Faturanın oluşturulduğu tarih.
   • Vade Tarihi -- Ödeme son tarihi.
   • Kalemler -- Açıklamalar, miktarlar ve birim fiyatlarla ürün, hizmet veya özel kalemler ekleyin.
   • Vergi (isteğe bağlı) -- Kalemlere uygulanabilir vergi oranlarını uygulayın.
   • İndirim (isteğe bağlı) -- İndirim tutarı veya yüzdesi uygulayın.
   • Notlar -- Müşteri için ek notlar veya ödeme talimatları ekleyin.
4. Faturayı oluşturmak için Kaydet düğmesine tıklayın.

ipucu

Mümkün olduğunda faturaları anlaşmalara bağlayın. Bu, otomatik anlaşma ilerleme özelliğini etkinleştirir ve boru hattı durumunuzu doğru tutar.

Anlaşmadan Fatura Oluşturma

Doğrudan bir anlaşma kaydından da fatura oluşturabilirsiniz:

1. Faturalandırmak istediğiniz anlaşmayı açın.
2. Anlaşma görünümünde Faturalar sekmesini veya bölümünü bulun.
3. Fatura Oluştur düğmesine tıklayın -- müşteri ve anlaşma alanları otomatik olarak doldurulacaktır.
4. Kalan fatura detaylarını tamamlayın ve kaydedin.

Fatura Durumlarını Yönetme

Her faturanın, faturalama döngüsündeki mevcut durumunu yansıtan bir durumu vardır. Durumu istediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz:

1. Güncellemek istediğiniz faturayı açın.
2. Durum açılır menüsünü veya durum eylem düğmelerini kullanarak durumu değiştirin.
3. Değişiklikleri kaydedin.

Mevcut Durumlar

Durum	Açıklama
Taslak	Fatura hazırlanıyor; henüz müşteriye gönderilmedi.
Beklemede	Fatura gönderildi ve ödeme bekleniyor.
Kısmi Ödendi	Kısmi bir ödeme alındı.
Ödendi	Tam ödeme alındı.
Vadesi Geçmiş	Ödeme son tarihi tam ödeme yapılmadan geçti.
İptal Edildi	Fatura iptal edildi ve artık aktif değil.

bilgi

Bir fatura Ödendi olarak işaretlendiğinde, bağlı anlaşma otomatik olarak boru hattınızdaki "Fatura Ödendi" aşamasına geçer. Bu anında gerçekleşir ve manuel müdahale gerektirmez.

Faturaları E-posta ile Gönderme

Modül, faturaları doğrudan e-posta yoluyla müşterilere göndermeyi destekler:

1. Göndermek istediğiniz faturayı açın.
2. E-posta ile Gönder düğmesine tıklayın.
3. Alıcı, konu satırı ve gövde içeriği dahil olmak üzere önceden doldurulmuş e-posta şablonunu gözden geçirin.
4. Gerekirse mesajda düzenlemeler yapın.
5. Gönder düğmesine tıklayın.

Fatura, e-postaya ek olarak (genellikle PDF formatında) eklenir ve müşterinin kayıtlı e-posta adresine teslim edilir.

ipucu

Tutarlı markalaşmayı korumak ve her fatura e-postasına gerekli tüm ödeme talimatlarını dahil etmek için modül ayarlarından e-posta şablonlarınızı özelleştirin.

Otomatik E-posta Bildirimleri

Modül, önemli olaylar için otomatik e-posta bildirimleri de gönderebilir:

• Fatura Gönderildi -- Fatura e-postasının teslim edildiğinin onayı.
• Ödeme Alındı -- Fatura durumu Ödendi veya Kısmi Ödendi olarak değiştiğinde bildirim.
• Fatura Vadesi Geçmiş -- Vade tarihi tam ödeme yapılmadan geçtiğinde hatırlatıcı.

Bu otomasyonları iş akışınıza uyacak şekilde modül ayarlarından yapılandırın.

Otomatik Anlaşma İlerlemesi

Faturalama modülünün en güçlü özelliklerinden biri otomatik anlaşma aşaması ilerlemesidir:

1. Bir anlaşmaya bağlı fatura oluşturduğunuzda, anlaşma modül tarafından takip edilir.
2. Fatura durumu Ödendi olarak değiştiğinde, modül ilişkili anlaşmayı otomatik olarak boru hattınızdaki "Fatura Ödendi" aşamasına taşır.
3. Bu, manuel güncellemelere olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve boru hattınızın her zaman güncel faturalama durumunu yansıtmasını sağlar.

uyarı

Bu otomasyon yalnızca fatura bir anlaşmaya bağlı olduğunda ve boru hattınız "Fatura Ödendi" aşaması olarak adlandırılmış veya belirlenmiş bir aşama içerdiğinde çalışır. Otomasyon beklendiği gibi tetiklenmiyorsa boru hattı yapılandırmanızı doğrulayın.

Faturaları Görüntüleme ve Filtreleme

Faturalar bölümü, filtreleme ve arama yetenekleriyle kapsamlı bir liste görünümü sunar:

• Arama -- Faturaları numara, müşteri adı veya tutara göre bulun.
• Duruma Göre Filtrele -- Yalnızca Taslak, Beklemede, Ödendi, Vadesi Geçmiş veya İptal Edildi faturaları görüntüleyin.
• Tarihe Göre Filtrele -- Düzenleme tarihi veya vade tarihi aralığına göre sonuçları daraltın.
• Sırala -- Faturaları tarih, tutar, durum veya müşteri adına göre sıralayın.

Faturaları Düzenleme ve Silme

• Düzenleme -- Herhangi bir faturayı açın ve detaylarını değiştirin. Değişiklikler anında kaydedilir. Gönderilmiş faturalar hala düzenlenebilir, ancak önemli değişikliklerden sonra yeniden göndermeyi düşünün.
• Silme -- Artık gerekli olmayan faturaları kaldırın. Silinen faturalar kalıcı olarak kaldırılır.

uyarı

Ödenmiş bir faturayı silmek anlaşma ilerlemesini geri almaz. Anlaşma zaten "Fatura Ödendi" aşamasına taşındıysa, anlaşma aşamasını manuel olarak düzeltmeniz gerekecektir.

En İyi Uygulamalar

• Temiz mali kayıtlar tutmak ve denetimleri kolaylaştırmak için tutarlı fatura numaralandırması kullanın.
• Otomatik anlaşma ilerleme özelliğinden tam olarak yararlanmak için tüm faturaları anlaşmalara bağlayın.
• Gerçekçi vade tarihleri belirleyin ve gecikmiş ödemeleri hemen takip etmek için vadesi geçmiş bildirim özelliğini kullanın.
• Düzeltme ve yeniden gönderimlerden kaçınmak için göndermeden önce taslak faturaları dikkatlice gözden geçirin.
• Yedekleme ve harici muhasebe amaçları için fatura verilerini periyodik olarak arşivleyin veya dışa aktarın.

Destek

Faturalama iş akışları ile ilgili yardım için Themesic Destek Bilet Alanı'nı ziyaret edin.