Guía de Uso
Esta guía cubre el uso diario del módulo de Facturación, incluyendo la creación de facturas, gestión de estados, envío de facturas a clientes y el aprovechamiento de la función de progresión automática de negocios.
Crear una Factura
Para crear una nueva factura:
- Navega a la sección de Invoices en la barra lateral del CRM.
- Haz clic en Create Invoice.
- Completa los detalles de la factura:
- Client / Company -- Selecciona el cliente o empresa para la factura.
- Deal (opcional) -- Vincula la factura a un negocio específico en tu pipeline.
- Invoice Number -- Generado automáticamente o ingresado manualmente, dependiendo de tu configuración.
- Issue Date -- La fecha en que se crea la factura.
- Due Date -- La fecha límite de pago.
- Line Items -- Agrega productos, servicios o líneas personalizadas con descripciones, cantidades y precios unitarios.
- Tax (opcional) -- Aplica tasas de impuesto aplicables a las líneas.
- Discount (opcional) -- Aplica un monto o porcentaje de descuento.
- Notes -- Agrega notas adicionales o instrucciones de pago para el cliente.
- Haz clic en Save para crear la factura.
Vincula las facturas a negocios siempre que sea posible. Esto habilita la función de progresión automática de negocios y mantiene el estado de tu pipeline preciso.
Crear una Factura desde un Negocio
También puedes crear una factura directamente desde un registro de negocio:
- Abre el negocio que deseas facturar.
- Busca la pestaña o sección de Invoices dentro de la vista del negocio.
- Haz clic en Create Invoice -- los campos de cliente y negocio se completarán automáticamente.
- Completa los detalles restantes de la factura y guarda.
Gestión de Estados de Factura
Cada factura tiene un estado que refleja su situación actual en el ciclo de facturación. Puedes actualizar el estado en cualquier momento:
- Abre la factura que deseas actualizar.
- Cambia el estado usando el menú desplegable de estado o los botones de acción de estado.
- Guarda los cambios.
Estados Disponibles
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Draft | La factura se está preparando; aún no se ha enviado al cliente. |
| Pending | La factura ha sido enviada y está esperando pago. |
| Partially Paid | Se ha recibido un pago parcial. |
| Paid | Se ha recibido el pago completo. |
| Overdue | La fecha límite de pago ha pasado sin pago completo. |
| Cancelled | La factura ha sido anulada y ya no está activa. |
Cuando una factura se marca como Paid, el negocio vinculado se mueve automáticamente a la etapa "Invoice Paid" en tu pipeline. Esto sucede inmediatamente y no requiere intervención manual.
Enviar Facturas por Email
El módulo soporta el envío de facturas directamente a clientes por email:
- Abre la factura que deseas enviar.
- Haz clic en el botón Send by Email.
- Revisa la plantilla de email pre-completada, incluyendo el destinatario, línea de asunto y contenido del cuerpo.
- Realiza ajustes al mensaje si es necesario.
- Haz clic en Send.
La factura se adjuntará al email (típicamente como PDF) y se entregará a la dirección de email del cliente en archivo.
Personaliza tus plantillas de email en la configuración del módulo para mantener una marca consistente e incluir todas las instrucciones de pago necesarias en cada email de factura.
Notificaciones Automáticas por Email
El módulo también puede enviar notificaciones automáticas por email para eventos clave:
- Invoice Sent -- Confirmación de que el email de factura fue entregado.
- Payment Received -- Notificación cuando el estado de la factura cambia a Paid o Partially Paid.
- Invoice Overdue -- Recordatorio cuando una fecha de vencimiento pasa sin pago completo.
Configura estas automatizaciones en los ajustes del módulo para que coincidan con tu flujo de trabajo empresarial.
Progresión Automática de Negocios
Una de las características más poderosas del módulo de Facturación es el avance automático de etapa de negocios:
- Cuando creas una factura vinculada a un negocio, el negocio es rastreado por el módulo.
- Cuando el estado de la factura cambia a Paid, el módulo mueve automáticamente el negocio asociado a la etapa "Invoice Paid" en tu pipeline.
- Esto elimina la necesidad de actualizaciones manuales y asegura que tu pipeline siempre refleje el estado actual de facturación.
Esta automatización solo funciona cuando la factura está vinculada a un negocio y tu pipeline contiene una etapa nombrada o designada como la etapa "Invoice Paid". Verifica la configuración de tu pipeline si la automatización no se activa como se espera.
Ver y Filtrar Facturas
La sección de Facturas proporciona una vista de lista completa con capacidades de filtrado y búsqueda:
- Search -- Encuentra facturas por número, nombre del cliente o monto.
- Filter by Status -- Ve solo facturas Draft, Pending, Paid, Overdue o Cancelled.
- Filter by Date -- Acota resultados por rango de fecha de emisión o vencimiento.
- Sort -- Ordena facturas por fecha, monto, estado o nombre del cliente.
Editar y Eliminar Facturas
- Editar -- Abre cualquier factura y modifica sus detalles. Los cambios se guardan inmediatamente. Las facturas enviadas todavía pueden editarse, pero considera reenviar después de cambios significativos.
- Eliminar -- Elimina facturas que ya no se necesitan. Las facturas eliminadas se borran permanentemente.
Eliminar una factura pagada no revierte la progresión del negocio. Si el negocio ya fue movido a la etapa "Invoice Paid", necesitarás ajustar manualmente la etapa del negocio.
Mejores Prácticas
- Usa numeración de facturas consistente para mantener registros financieros limpios y simplificar auditorías.
- Vincula todas las facturas a negocios para aprovechar al máximo la función de progresión automática de negocios.
- Establece fechas de vencimiento realistas y usa la función de notificación de vencimiento para hacer seguimiento de pagos tardíos de manera oportuna.
- Revisa las facturas en borrador cuidadosamente antes de enviar para evitar correcciones y reenvíos.
- Archiva o exporta datos de facturas periódicamente para respaldo y propósitos contables externos.
Para ayuda con flujos de trabajo de facturación, visita el Área de Tickets de Soporte de Themesic.