دليل الاستخدام
يغطي هذا الدليل الاستخدام اليومي لوحدة الفوترة، بما في ذلك إنشاء الفواتير وإدارة الحالات وإرسال الفواتير للعملاء والاستفادة من ميزة تقدم الصفقات التلقائي.
إنشاء فاتورة
لإنشاء فاتورة جديدة:
- انتقل إلى قسم Invoices في الشريط الجانبي لنظام CRM.
- انقر على Create Invoice.
- املأ تفاصيل الفاتورة:
- العميل / الشركة -- حدد العميل أو الشركة المُعدّة الفاتورة لها.
- الصفقة (اختياري) -- اربط الفاتورة بصفقة محددة في خط الأنابيب.
- رقم الفاتورة -- يُنشأ تلقائياً أو يُدخل يدوياً حسب التهيئة.
- تاريخ الإصدار -- تاريخ إنشاء الفاتورة.
- تاريخ الاستحق اق -- الموعد النهائي للدفع.
- بنود الفاتورة -- أضف منتجات أو خدمات أو بنود مخصصة مع الأوصاف والكميات وأسعار الوحدة.
- الضريبة (اختياري) -- طبّق معدلات الضريبة المعمول بها على البنود.
- الخصم (اختياري) -- طبّق مبلغ أو نسبة خصم.
- ملاحظات -- أضف أي ملاحظات إضافية أو تعليمات دفع للعميل.
- انقر على Save لإنشاء الفاتورة.
اربط الفواتير بالصفقات كلما أمكن. هذا يُفعّل ميزة تقدم الصفقات التلقائي ويحافظ على دقة حالة خط الأنابيب.
إنشاء فاتورة من صفقة
يمكنك أيضاً إنشاء فاتورة مباشرة من سجل صفقة:
- افتح الصفقة التي تريد إنشاء فاتورة لها.
- ابحث عن تبويب أو قسم Invoices ضمن عرض الصفقة.
- انقر على Create Invoice -- سيتم ملء حقلي العميل والصفقة مسبقاً.
- أكمل تفاصيل الفاتورة المتبقية واحفظ.
إدارة حالات الفاتورة
كل فاتورة لها حالة تعكس وضعها الحالي في دورة الفوترة. يمكنك تحديث الحالة في أي وقت:
- افتح الفاتورة التي تريد تحديثها.
- غيّر الحالة باستخدام القائمة المنسدلة للحالة أو أزرار إجراءات الحالة.
- احفظ التغييرات.
الحالات المتاحة
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | الفاتورة قيد الإعداد؛ لم تُرسل للعميل بعد. |
| معلقة | تم إرسال الفاتورة وفي انتظار الدفع. |
| مدفوعة جزئياً | تم استلام دفعة جزئية. |
| مدفوعة | تم استلام الدفعة الكاملة. |
| متأخرة | انتهى الموعد النهائي للدفع دون دفع كامل. |
| ملغاة | تم إلغاء الفاتورة ولم تعد نشطة. |
عندما يتم وضع علامة مدفوعة على فاتورة، تنتقل الصفقة المرتبطة تلقائياً إلى مرحلة "تم دفع الفاتورة" في خط الأنابيب. يحدث هذا فوراً ولا يتطلب تدخلاً يدوياً.
إرسال الفواتير بالبريد الإلكتروني
تدعم الوحدة إرسال الفواتير مباشرة للعملاء عبر البريد الإلكتروني:
- افتح الفاتورة التي تريد إرسالها.
- انقر على زر Send by Email.
- راجع قالب البريد الإلكتروني المُعبأ مسبقاً، بما في ذلك المستلم وسطر الموضوع ومحتوى النص.
- أجرِ أي تعديلات على الرسالة إذا لزم الأمر.
- انقر على Send.
سيتم إرفاق الفاتورة بالبريد الإلكتروني (عادةً كملف PDF) وتسليمها إلى عنوان البريد الإلكتروني المسجّل للعميل.
خصص قوالب البريد الإلكتروني ضمن إعدادات الوحدة للحفاظ على هوية بصرية متسقة وتضمين جميع تعليمات الدفع اللازمة في كل بريد فاتورة.
إشعارات البريد الإلكتروني التلقائية
يمكن للوحدة أيضاً إرسال إشعارات بريد إلكتروني تلقائية للأحداث الرئيسية:
- تم إرسال الفاتورة -- تأكيد بأن بريد الفاتورة تم تسليمه.
- تم استلام الدفعة -- إشعار عند تغيير حالة الفاتورة إلى مدفوعة أو مدفوعة جزئياً.
- فاتورة متأخرة -- تذكير عند انتهاء تاريخ الاستحقاق دون دفع كامل.
قم بتهيئة هذه الأتمتة في إعدادات الوحدة لتتوافق مع سير عمل أعمالك.
تقدم الصفقات التلقائي
من أقوى ميزات وحدة الفوترة هي تقدم مرحلة الصفقة التلقائي:
- عند إنشاء فاتورة مرتبطة بصفقة، تتتبع الوحدة الصفقة.
- عندما تتغير حالة الفاتورة إلى مدفوعة، تنقل الوحدة تلقائياً الصفقة المرتبطة إلى مرحلة "تم دفع الفاتورة" في خط الأنابيب.
- هذا يلغي الحاجة للتحديثات اليدوية ويضمن أن خط الأنابيب يعكس دائماً حالة الفوترة الحالية.
تعمل هذه الأتمتة فقط عندما تكون الفاتورة مرتبطة بصفقة ويحتوي خط الأنابيب على مرحلة مسماة أو محددة كمرحلة "تم دفع الفاتورة". تحقق من تهيئة خط الأنابيب إذا لم تعمل الأتمتة كما هو متوقع.
عرض وتصفية الفواتير
يوفر قسم الفواتير عرض قائمة شامل مع إمكانيات التصفية والبحث:
- بحث -- ابحث عن الفواتير بالرقم أو اسم العميل أو المبلغ.
- تصفية حسب الحالة -- اعرض فقط الفواتير المسودة أو المعلقة أو المدفوعة أو المتأخرة أو الملغاة.
- تصفية حسب التاريخ -- ضيّق النتائج حسب تاريخ الإصدار أو نطاق تاريخ الاستحقاق.
- ترتيب -- رتّب الفواتير حسب التاريخ أو المبلغ أو الحالة أو اسم العميل.
تعديل وحذف الفواتير
- التعديل -- افتح أي فاتورة وعدّل تفاصيلها. تُحفظ التغييرات فوراً. يمكن تعديل الفواتير المُرسلة، لكن فكّر في إعادة إرسالها بعد التغييرات الجوهرية.
- الحذف -- أزل الفواتير التي لم تعد مطلوبة. الفواتير المحذوفة تُزال نهائياً.
حذف فاتورة مدفوعة لا يعكس تقدم الصفقة. إذا تم نقل الصفقة بالفعل إلى مرحلة "تم دفع الفاتورة"، ستحتاج لتعديل مرحلة الصفقة يدوياً.
أفضل الممارسات
- استخدم ترقيم فواتير متسق للحفاظ على سجلات مالية نظيفة وتبسيط عمليات التدقيق.
- اربط جميع الفواتير بالصفقات للاستفادة الكاملة من ميزة تقدم الصفقات التلقائي.
- حدد تواريخ استحقاق واقعية واستخدم ميزة إشعار التأخر للمتابعة الفورية للمدفوعات المتأخرة.
- راجع الفواتير المسودة بعناية قبل الإرسال لتجنب التصحيحات وإعادة الإرسال.
- أرشف أو صدّر بيانات الفواتير بشكل دوري للنسخ الاحتياطي وأغراض المحاسبة الخارجية.
للمساعدة في سير عمل الفوترة، قم بزيارة منطقة تذاكر دعم Themesic.