Nutzungsübersicht
Sobald das Google Workspace Modul installiert und autorisiert ist, können Sie alle Ihre Google-Produktivitätsdateien direkt aus Concord CRM verwalten. Diese Anleitung behandelt die Kernoperationen für jeden unterstützten Google-Dienst.
Navigation in Google Workspace
Greifen Sie auf das Modul über das Google Workspace-Menü in der CRM-Seitenleiste zu. Die Oberfläche ist in Bereiche für jeden Google-Dienst unterteilt:
- Dokumente -- Google Docs
- Tabellen -- Google Sheets
- Präsentationen -- Google Slides
- Formulare -- Google Forms
- Drive -- Google Drive Dateibrowser
Jeder Bereich bietet einen einheitlichen Satz an Operationen: Auflisten, Erstellen, Öffnen, Aktualisieren und Löschen.
Google Dokumente
Verwalten Sie Google Docs direkt innerhalb des CRM.
Ein Dokument erstellen
- Navigieren Sie zu Google Workspace → Dokumente.
- Klicken Sie auf Neues Dokument erstellen.
- Geben Sie einen Titel für das Dokument ein.
- Klicken Sie auf Erstellen. Das Dokument wird in Ihrem verbundenen Google-Konto erstellt.
Dokumente verwalten
| Aktion | Vorgehensweise |
|---|---|
| Auflisten | Alle synchronisierten Dokumente im Bereich Dokumente anzeigen |
| Öffnen | Auf einen Dokumenttitel klicken, um es in Google Docs in einem neuen Tab zu öffnen |
| Aktualisieren | Titel oder Metadaten aus der Dokumentdetailansicht bearbeiten |
| Löschen | Dokument aus der Liste entfernen; die Datei wird aus Google gelöscht |
Dokumente werden mit Ihrem Google-Konto synchronisiert. Alle Änderungen, die Sie in Google Docs vornehmen, werden beim Aktualisieren der CRM-Ansicht übernommen.
Google Tabellen
Erstellen und verwalten Sie Google Sheets für Datenverfolgung, Berichterstattung und Zusammenarbeit.
Eine Tabelle erstellen
- Navigieren Sie zu Google Workspace → Tabellen.
- Klicken Sie auf Neue Tabelle erstellen.
- Geben Sie einen Titel für die Tabelle ein.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Tabellen verwalten
- Auflisten -- Alle synchronisierten Tabellen mit Titeln, Erstellungsdaten und Freigabestatus durchsuchen.
- Öffnen -- Klicken, um die Tabelle in Google Sheets zu öffnen.
- Aktualisieren -- Titel oder Metadaten aus dem CRM heraus ändern.
- Löschen -- Tabelle sowohl aus dem CRM als auch aus Google entfernen.
Google Sheets eignet sich ideal zum Erstellen von Berichten, Verfolgen von Datenexporten und Erstellen von Dashboards, an denen Ihr Team in Echtzeit zusammenarbeiten kann.
Google Slides
Erstellen und verwalten Sie Präsentationen für Kundenpräsentationen, interne Überprüfungen und Teambesprechungen.
Eine Präsentation erstellen
- Navigieren Sie zu Google Workspace → Präsentationen.
- Klicken Sie auf Neue Präsentation erstellen.
- Geben Sie einen Titel ein.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Präsentationen verwalten
Alle Standardoperationen (Auflisten, Öffnen, Aktualisieren, Löschen) sind im Bereich Präsentationen verfügbar und folgen dem gleichen Workflow wie Dokumente und Tabellen.
Google Forms
Erstellen und verwalten Sie Formulare für Umfragen, Feedback-Erfassung und Datensammlung.
Ein Formular erstellen
- Navigieren Sie zu Google Workspace → Formulare.
- Klicken Sie auf Neues Formular erstellen.
- Geben Sie einen Titel für das Formular ein.
- Klicken Sie auf Erstellen. Das Formular wird erstellt und mit Ihrem Google-Konto synchronisiert.
Formulare verwalten
- Auflisten -- Alle Formulare mit Titeln und Erstellungsdaten anzeigen.
- Öffnen -- Formular in Google Forms zum Bearbeiten oder Anzeigen von Antworten öffnen.
- Aktualisieren -- Formulartitel oder Metadaten aus dem CRM ändern.
- Löschen -- Formular aus dem CRM und Google entfernen.
Formularantworten werden direkt über Google Forms verwaltet. Das CRM bietet schnellen Zugriff zum Öffnen und Verwalten Ihrer Formulare, zeigt jedoch keine einzelnen Antworten innerhalb der CRM-Oberfläche an.
Google Drive
Der Google Drive-Bereich bietet einen Dateibrowser für alle Dateien, die in Ihrem verbundenen Google Drive-Konto gespeichert sind.
Dateien durchsuchen
- Navigieren Sie zu Google Workspace → Drive.
- Durchsuchen Sie die Dateiliste, die Folgendes anzeigt:
- Dateiname -- Der Name der Datei oder des Ordners.
- Typ -- Dokument, Tabelle, Präsentation, Formular oder anderer Dateityp.
- Freigabestatus -- Ob die Datei privat, mit bestimmten Personen geteilt oder öffentlich zugänglich ist.
- Zuletzt geändert -- Wann die Datei zuletzt aktualisiert wurde.
Suchen und Filtern
- Verwenden Sie die Suchleiste, um Dateien nach Name oder Stichwort zu finden.
- Wenden Sie Filter an, um Ergebnisse nach Dateityp einzugrenzen (Docs, Sheets, Slides, Forms oder andere).
- Verwenden Sie den Schnellzugriff Für mich freigegeben, um Dateien anzuzeigen, die andere mit Ihnen geteilt haben.
Drive-Operationen
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnen | Jede Datei im nativen Google-Editor öffnen |
| Freigabe anzeigen | Sehen, wer Zugriff auf eine Datei hat und welche Berechtigungsstufe |
| Suchen | Dateien nach Name, Typ oder Inhalt finden |
| Filtern | Dateiliste nach Typ oder Freigabestatus eingrenzen |
Die Google Drive-Ansicht ist besonders nützlich, um schnell Dateien zu finden, die von Kunden oder Teammitgliedern geteilt wurden, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.
Berechtigungen und Zugriffskontrolle
Der Zugriff auf Google Workspace-Funktionen innerhalb des CRM wird durch das rollenbasierte Berechtigungssystem von Concord CRM gesteuert.
Berechtigungen konfigurieren
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Rollen & Berechtigungen.
- Wählen Sie die Rolle, die Sie konfigurieren möchten.
- Aktivieren oder deaktivieren Sie im Bereich Google Workspace den Zugriff auf:
- Google Workspace-Dateien anzeigen
- Neue Dateien erstellen
- Bestehende Dateien aktualisieren
- Dateien löschen
- Klicken Sie auf Speichern.
Nur Benutzer, deren Rollen Google Workspace-Berechtigungen aktiviert haben, sehen das Modul in ihrer CRM-Navigation. Administratoren haben standardmäßig immer vollen Zugriff.
Best Practices
- Autorisieren Sie mit einem gemeinsamen Organisationskonto, wenn Sie möchten, dass alle Teammitglieder auf denselben Dateisatz zugreifen.
- Verwenden Sie beschreibende Dateinamen, um das Suchen und Filtern effizient zu gestalten.
- Überprüfen Sie Freigabeberechtigungen regelmäßig, um sicherzustellen, dass sensible Dokumente nicht versehentlich offengelegt werden.
- Nutzen Sie Google Drive als zentralen Dateihub und verwenden Sie das CRM-Modul für schnellen Zugriff, anstatt Dateien zu duplizieren.
- Setzen Sie angemessene CRM-Berechtigungen, damit nur autorisierte Teammitglieder Google Workspace-Dateien erstellen oder löschen können.