Перейти к основному содержимому

Обзор использования

После установки и авторизации модуля Google Workspace вы можете управлять всеми файлами Google для продуктивной работы непосредственно из Concord CRM. Это руководство описывает основные операции, доступные для каждого поддерживаемого сервиса Google.

Навигация в Google Workspace​

Доступ к модулю осуществляется из меню Google Workspace в боковой панели CRM. Интерфейс организован в разделы для каждого сервиса Google:

  • Документы -- Google Docs
  • Таблицы -- Google Sheets
  • Презентации -- Google Slides
  • Формы -- Google Forms
  • Диск -- Файловый браузер Google Drive

Каждый раздел предоставляет единый набор операций: просмотр, создание, открытие, обновление и удаление.

Google Документы​

Управляйте Google Docs непосредственно в CRM.

Создание документа​

  1. Перейдите в Google Workspace → Документы.
  2. Нажмите Создать новый документ.
  3. Введите название документа.
  4. Нажмите Создать. Документ создаётся в вашем подключённом аккаунте Google.

Управление документами​

ДействиеКак выполнить
СписокПросмотр всех синхронизированных документов в разделе «Документы»
ОткрытьНажмите на название документа, чтобы открыть его в Google Docs в новой вкладке
ОбновитьРедактирование названия или метаданных из детального просмотра документа
УдалитьУдаление документа из списка; файл удаляется из Google
к сведению

Документы синхронизируются с вашим аккаунтом Google. Любые изменения, внесённые в Google Docs, будут отражены при обновлении представления CRM.

Google Таблицы​

Создавайте и управляйте Google Sheets для отслеживания данных, отчётности и совместной работы.

Создание таблицы​

  1. Перейдите в Google Workspace → Таблицы.
  2. Нажмите Создать новую таблицу.
  3. Введите название таблицы.
  4. Нажмите Создать.

Управление таблицами​

  • Список -- Просмотр всех синхронизированных таблиц с названиями, датами создания и статусом общего доступа.
  • Открыть -- Нажмите, чтобы открыть таблицу в Google Sheets.
  • Обновить -- Изменение названия или метаданных из CRM.
  • Удалить -- Удаление таблицы из CRM и Google.
подсказка

Google Sheets идеально подходит для создания отчётов, отслеживания экспорта данных и построения дашбордов, над которыми ваша команда может совместно работать в реальном времени.

Google Slides​

Создавайте и управляйте презентациями для клиентских презентаций, внутренних обзоров и командных совещаний.

Создание презентации​

  1. Перейдите в Google Workspace → Презентации.
  2. Нажмите Создать новую презентацию.
  3. Введите название.
  4. Нажмите Создать.

Управление презентациями​

Все стандартные операции (список, открытие, обновление, удаление) доступны в разделе «Презентации» с тем же рабочим процессом, что и для документов и таблиц.

Google Forms​

Создавайте и управляйте формами для опросов, сбора обратной связи и сбора данных.

Создание формы​

  1. Перейдите в Google Workspace → Формы.
  2. Нажмите Создать новую форму.
  3. Введите название формы.
  4. Нажмите Создать. Форма создаётся и синхронизируется с вашим аккаунтом Google.

Управление формами​

  • Список -- Просмотр всех форм с названиями и датами создания.
  • Открыть -- Открытие формы в Google Forms для редактирования или просмотра ответов.
  • Обновить -- Изменение названия формы или метаданных из CRM.
  • Удалить -- Удаление формы из CRM и Google.
к сведению

Ответы на формы управляются непосредственно через Google Forms. CRM обеспечивает быстрый доступ для открытия и управления формами, но не отображает отдельные ответы в интерфейсе CRM.

Google Drive​

Раздел Google Drive предоставляет файловый браузер для всех файлов, хранящихся в вашем подключённом аккаунте Google Drive.

Просмотр файлов​

  1. Перейдите в Google Workspace → Диск.
  2. Просмотрите список файлов, в котором отображается:
    • Имя файла -- Название файла или папки.
    • Тип -- Документ, таблица, презентация, форма или другой тип файла.
    • Статус общего доступа -- Файл является приватным, открытым для определённых людей или общедоступным.
    • Последнее изменение -- Когда файл был последний раз обновлён.

Поиск и фильтрация​

  • Используйте строку поиска для поиска файлов по имени или ключевому слову.
  • Применяйте фильтры для сужения результатов по типу файла (Docs, Sheets, Slides, Forms или другие).
  • Используйте быстрый доступ Доступные мне для просмотра файлов, которыми поделились другие.

Операции с Drive​

ДействиеОписание
ОткрытьОткрыть любой файл в его нативном редакторе Google
Просмотр доступаУвидеть, кто имеет доступ к файлу и уровень разрешений
ПоискНайти файлы по имени, типу или содержимому
ФильтрСузить список файлов по типу или статусу общего доступа
подсказка

Представление Google Drive особенно полезно для быстрого поиска файлов, которыми поделились клиенты или члены команды, без переключения между приложениями.

Разрешения и контроль доступа​

Доступ к функциям Google Workspace в CRM регулируется системой ролей и разрешений Concord CRM.

Настройка разрешений​

  1. Перейдите в Настройки → Роли и разрешения.
  2. Выберите роль, которую хотите настроить.
  3. В разделе Google Workspace включите или выключите доступ к:
    • Просмотру файлов Google Workspace
    • Созданию новых файлов
    • Обновлению существующих файлов
    • Удалению файлов
  4. Нажмите Сохранить.
warning

Только пользователи, роли которых имеют включённые разрешения Google Workspace, увидят модуль в навигации CRM. Администраторы по умолчанию имеют полный доступ.

Лучшие практики​

  • Авторизуйтесь с общим организационным аккаунтом, если хотите, чтобы все члены команды имели доступ к одному набору файлов.
  • Используйте описательные имена файлов для эффективного поиска и фильтрации.
  • Регулярно проверяйте разрешения на общий доступ, чтобы конфиденциальные документы не были случайно раскрыты.
  • Используйте Google Drive как центральный файловый хаб, а модуль CRM — для быстрого доступа, вместо дублирования файлов.
  • Установите соответствующие разрешения CRM, чтобы только авторизованные члены команды могли создавать или удалять файлы Google Workspace.