Aperçu de l'utilisation
Une fois le module Google Workspace installé et autorisé, vous pouvez gérer tous vos fichiers de productivité Google directement depuis Concord CRM. Ce guide couvre les opérations principales disponibles pour chaque service Google pris en charge.
Naviguer dans Google Workspace
Accédez au module depuis le menu Google Workspace dans la barre latérale du CRM. L'interface est organisée en sections pour chaque service Google :
- Documents -- Google Docs
- Spreadsheets -- Google Sheets
- Presentations -- Google Slides
- Forms -- Google Forms
- Drive -- Explorateur de fichiers Google Drive
Chaque section offre un ensemble cohérent d'opérations : lister, créer, ouvrir, mettre à jour et supprimer.
Google Documents
Gérez les Google Docs directement dans le CRM.
Créer un document
- Naviguez vers Google Workspace → Documents.
- Cliquez sur Create New Document.
- Saisissez un titre pour le document.
- Cliquez sur Create. Le document est créé dans votre compte Google connecté.
Gérer les documents
| Action | Comment faire |
|---|---|
| List | Consultez tous les documents synchronisés dans la section Documents |
| Open | Cliquez sur le titre d'un document pour l'ouvrir dans Google Docs dans un nouvel onglet |
| Update | Modifiez le titre ou les métadonnées depuis la vue détaillée du document |
| Delete | Supprimez le document de la liste ; le fichier est supprimé de Google |
Les documents sont synchronisés avec votre compte Google. Toute modification effectuée dans Google Docs sera reflétée lorsque vous actualiserez la vue CRM.
Google Spreadsheets
Créez et gérez des Google Sheets pour le suivi des données, les rapports et la collaboration.
Créer une feuille de calcul
- Naviguez vers Google Workspace → Spreadsheets.
- Cliquez sur Create New Spreadsheet.
- Saisissez un titre pour la feuille de calcul.
- Cliquez sur Create.
Gérer les feuilles de calcul
- List -- Parcourez toutes les feuilles de calcul synchronisées avec les titres, dates de création et statut de partage.
- Open -- Cliquez pour ouvrir la feuille de calcul dans Google Sheets.
- Update -- Modifiez le titre ou les métadonnées depuis le CRM.
- Delete -- Supprimez la feuille de calcul du CRM et de Google.
Google Sheets est idéal pour créer des rapports, suivre les exportations de données et construire des tableaux de bord sur lesquels votre équipe peut collaborer en temps réel.
Google Slides
Créez et gérez des présentations pour les propositions clients, les revues internes et les réunions d'équipe.
Créer une présentation
- Naviguez vers Google Workspace → Presentations.
- Cliquez sur Create New Presentation.
- Saisissez un titre.
- Cliquez sur Create.
Gérer les présentations
Toutes les opérations standard (lister, ouvrir, mettre à jour, supprimer) sont disponibles depuis la section Presentations, suivant le même flux de travail que les Documents et les Spreadsheets.
Google Forms
Créez et gérez des formulaires pour les sondages, la collecte de commentaires et la collecte de données.
Cr éer un formulaire
- Naviguez vers Google Workspace → Forms.
- Cliquez sur Create New Form.
- Saisissez un titre pour le formulaire.
- Cliquez sur Create. Le formulaire est créé et synchronisé avec votre compte Google.
Gérer les formulaires
- List -- Consultez tous les formulaires avec leurs titres et dates de création.
- Open -- Ouvrez le formulaire dans Google Forms pour le modifier ou voir les réponses.
- Update -- Modifiez le titre ou les métadonnées du formulaire depuis le CRM.
- Delete -- Supprimez le formulaire du CRM et de Google.
Les réponses aux formulaires sont gérées directement via Google Forms. Le CRM offre un accès rapide pour ouvrir et gérer vos formulaires mais n'affiche pas les réponses individuelles dans l'interface CRM.
Google Drive
La section Google Drive fournit un explorateur de fichiers pour tous les fichiers stockés dans votre compte Google Drive connecté.
Parcourir les fichiers
- Naviguez vers Google Workspace → Drive.
- Parcourez la liste des fichiers, qui affiche :
- File Name -- Le nom du fichier ou dossier.
- Type -- Document, feuille de calcul, présentation, formulaire ou autre type de fichier.
- Sharing Status -- Si le fichier est privé, partagé avec des personnes spécifiques ou accessible publiquement.
- Last Modified -- Quand le fichier a été mis à jour pour la dernière fois.
Recherche et filtrage
- Utilisez la barre de recherche pour trouver des fichiers par nom ou mot-clé.
- Appliquez des filtres pour affiner les résultats par type de fichier (Docs, Sheets, Slides, Forms ou autre).
- Utilisez l'accès rapide Shared with Me pour voir les fichiers que d'autres ont partagés avec vous.
Opérations Drive
| Action | Description |
|---|---|
| Open | Ouvrez n'importe quel fichier dans son éditeur Google natif |
| View Sharing | Voyez qui a accès à un fichier et son niveau de permission |
| Search | Trouvez des fichiers par nom, type ou contenu |
| Filter | Affinez la liste des fichiers par type ou statut de partage |
La vue Google Drive est particulièrement utile pour localiser rapidement les fichiers partagés par les clients ou les membres de l'équipe sans basculer entre les applications.
Permissions et contrôle d'accès
L'accès aux fonctionnalités Google Workspace dans le CRM est régi par le système de permissions basé sur les rôles de Concord CRM.
Configurer les permissions
- Naviguez vers Settings → Roles & Permissions.
- Sélectionnez le rôle que vous souhaitez configurer.
- Sous la section Google Workspace, activez ou désactivez l'accès à :
- Voir les fichiers Google Workspace
- Créer de nouveaux fichiers
- Mettre à jour les fichiers existants
- Supprimer des fichiers
- Cliquez sur Save.
Seuls les utilisateurs dont les rôles ont les permissions Google Workspace activées verront le module dans leur navigation CRM. Les administrateurs ont toujours un accès complet par défaut.
Bonnes pratiques
- Autorisez avec un compte organisationnel partagé si vous souhaitez que tous les membres de l'équipe accèdent au même ensemble de fichiers.
- Utilisez des noms de fichiers descriptifs pour rendre la recherche et le filtrage efficaces.
- Révisez les permissions de partage régulièrement pour vous assurer que les documents sensibles ne sont pas exposés par inadvertance.
- Exploitez Google Drive comme un hub central de fichiers et utilisez le module CRM pour un accès rapide plutôt que de dupliquer les fichiers.
- Définissez des permissions CRM appropriées pour que seuls les membres autorisés de l'équipe puissent créer ou supprimer des fichiers Google Workspace.