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Visão Geral de Uso

Depois que o módulo Google Workspace estiver instalado e autorizado, você pode gerenciar todos os seus arquivos de produtividade do Google diretamente pelo Concord CRM. Este guia aborda as operações principais disponíveis para cada serviço suportado do Google.

Acesse o módulo pelo menu Google Workspace na barra lateral do CRM. A interface está organizada em seções para cada serviço do Google:

  • Documents -- Google Docs
  • Spreadsheets -- Google Sheets
  • Presentations -- Google Slides
  • Forms -- Google Forms
  • Drive -- Navegador de arquivos do Google Drive

Cada seção fornece um conjunto consistente de operações: listar, criar, abrir, atualizar e excluir.

Google Documentos​

Gerencie Google Docs diretamente dentro do CRM.

Criando um Documento​

  1. Navegue até Google Workspace → Documents.
  2. Clique em Create New Document.
  3. Insira um título para o documento.
  4. Clique em Create. O documento é criado na sua conta Google conectada.

Gerenciando Documentos​

AçãoComo Fazer
ListarVisualize todos os documentos sincronizados na seção Documents
AbrirClique no título de um documento para abri-lo no Google Docs em uma nova aba
AtualizarEdite o título ou metadados na visualização detalhada do documento
ExcluirRemova o documento da lista; o arquivo é excluído do Google
informação

Os documentos são sincronizados com sua conta Google. Qualquer alteração feita no Google Docs será refletida ao atualizar a visualização do CRM.

Google Planilhas​

Crie e gerencie Google Sheets para rastreamento de dados, relatórios e colaboração.

Criando uma Planilha​

  1. Navegue até Google Workspace → Spreadsheets.
  2. Clique em Create New Spreadsheet.
  3. Insira um título para a planilha.
  4. Clique em Create.

Gerenciando Planilhas​

  • Listar -- Navegue por todas as planilhas sincronizadas com títulos, datas de criação e status de compartilhamento.
  • Abrir -- Clique para abrir a planilha no Google Sheets.
  • Atualizar -- Modifique o título ou metadados de dentro do CRM.
  • Excluir -- Remova a planilha tanto do CRM quanto do Google.
dica

O Google Sheets é ideal para criar relatórios, rastrear exportações de dados e construir dashboards nos quais sua equipe pode colaborar em tempo real.

Google Slides​

Crie e gerencie apresentações para pitches de clientes, revisões internas e reuniões de equipe.

Criando uma Apresentação​

  1. Navegue até Google Workspace → Presentations.
  2. Clique em Create New Presentation.
  3. Insira um título.
  4. Clique em Create.

Gerenciando Apresentações​

Todas as operações padrão (listar, abrir, atualizar, excluir) estão disponíveis na seção Presentations, seguindo o mesmo fluxo de trabalho de Documentos e Planilhas.

Google Forms​

Construa e gerencie formulários para pesquisas, coleta de feedback e coleta de dados.

Criando um Formulário​

  1. Navegue até Google Workspace → Forms.
  2. Clique em Create New Form.
  3. Insira um título para o formulário.
  4. Clique em Create. O formulário é criado e sincronizado com sua conta Google.

Gerenciando Formulários​

  • Listar -- Visualize todos os formulários com seus títulos e datas de criação.
  • Abrir -- Abra o formulário no Google Forms para edição ou para visualizar respostas.
  • Atualizar -- Modifique o título ou metadados do formulário pelo CRM.
  • Excluir -- Remova o formulário do CRM e do Google.
informação

As respostas dos formulários são gerenciadas diretamente pelo Google Forms. O CRM oferece acesso rápido para abrir e gerenciar seus formulários, mas não exibe respostas individuais na interface do CRM.

Google Drive​

A seção Google Drive fornece um navegador de arquivos para todos os arquivos armazenados na sua conta Google Drive conectada.

  1. Navegue até Google Workspace → Drive.
  2. Navegue pela listagem de arquivos, que exibe:
    • Nome do Arquivo -- O nome do arquivo ou pasta.
    • Tipo -- Documento, planilha, apresentação, formulário ou outro tipo de arquivo.
    • Status de Compartilhamento -- Se o arquivo é privado, compartilhado com pessoas específicas ou acessível publicamente.
    • Última Modificação -- Quando o arquivo foi atualizado pela última vez.

Pesquisa e Filtragem​

  • Use a barra de pesquisa para encontrar arquivos por nome ou palavra-chave.
  • Aplique filtros para restringir resultados por tipo de arquivo (Docs, Sheets, Slides, Forms ou outros).
  • Use o acesso rápido Shared with Me para visualizar arquivos que outros compartilharam com você.

Operações do Drive​

AçãoDescrição
AbrirAbra qualquer arquivo no seu editor nativo do Google
Ver CompartilhamentoVeja quem tem acesso a um arquivo e seu nível de permissão
PesquisarEncontre arquivos por nome, tipo ou conteúdo
FiltrarRestrinja a lista de arquivos por tipo ou status de compartilhamento
dica

A visualização do Google Drive é particularmente útil para localizar rapidamente arquivos compartilhados por clientes ou membros da equipe sem alternar entre aplicativos.

Permissões e Controle de Acesso​

O acesso às funcionalidades do Google Workspace dentro do CRM é governado pelo sistema de permissões baseado em funções do Concord CRM.

Configurando Permissões​

  1. Navegue até Settings → Roles & Permissions.
  2. Selecione a função que deseja configurar.
  3. Na seção Google Workspace, ative ou desative o acesso para:
    • Visualizar arquivos do Google Workspace
    • Criar novos arquivos
    • Atualizar arquivos existentes
    • Excluir arquivos
  4. Clique em Save.
aviso

Apenas usuários cujas funções tenham as permissões do Google Workspace ativadas verão o módulo na navegação do CRM. Administradores sempre têm acesso total por padrão.

Boas Práticas​

  • Autorize com uma conta organizacional compartilhada se quiser que todos os membros da equipe acessem o mesmo conjunto de arquivos.
  • Use nomes de arquivo descritivos para tornar a pesquisa e filtragem eficientes.
  • Revise as permissões de compartilhamento regularmente para garantir que documentos sensíveis não sejam expostos inadvertidamente.
  • Aproveite o Google Drive como hub central de arquivos e use o módulo CRM para acesso rápido em vez de duplicar arquivos.
  • Configure permissões apropriadas no CRM para que apenas membros autorizados da equipe possam criar ou excluir arquivos do Google Workspace.