使用方法の概要
Google Workspaceモジュールがインストールされ認可されると、Concord CRMから直接すべてのGoogle生産性ファイルを管理できます。このガイドでは、サポートされる各Googleサービスで利用可能なコア操作について説明します。
Google Workspaceのナビゲーション
CRMサイドバーのGoogle Workspaceメニューからモジュールにアクセスします。インターフェースは各Googleサービスのセクションに分かれています：
- ドキュメント -- Google Docs
- スプレッドシート -- Google Sheets
- プレゼンテーション -- Google Slides
- フォーム -- Google Forms
- ドライブ -- Google Driveフ ァイルブラウザ
各セクションは一貫した操作セットを提供します：一覧表示、作成、開く、更新、削除。
Googleドキュメント
CRM内でGoogle Docsを直接管理します。
ドキュメントの作成
- Google Workspace → ドキュメントに移動します。
- 新規ドキュメントを作成をクリックします。
- ドキュメントのタイトルを入力します。
- 作成をクリックします。接続されたGoogleアカウントにドキュメントが作成されます。
ドキュメントの管理
| アクション | 方法 |
|---|---|
| 一覧 | ドキュメントセクションで同期されたすべてのドキュメントを表示 |
| 開く | ドキュメントのタイトルをクリックして新しいタブでGoogle Docsを開く |
| 更新 | ドキュメントの詳細ビューからタイトルやメタデータを編集 |
| 削除 | リストからドキュメントを削除。Googleからもファイルが削除されます |
ドキュメントはGoogleアカウントと同期されています。Google Docsで行った変更は、CRMビューを更新すると反映されます。
Googleスプレッドシート
データ追跡、レポート作成、コラボレーションのためにGoogle Sheetsを作成・管理します。
スプレッドシートの作成
- Google Workspace → スプレッドシートに移動します。
- 新規スプレッドシートを作成をクリックします。
- スプレッドシートのタイトルを入力します。
- 作成をクリックします。
スプレッドシートの管理
- 一覧 -- タイトル、作成日、共有ステータスとともに同期されたすべてのスプレッドシートを参照。
- 開く -- クリックしてGoogle Sheetsでスプレッドシートを開く。
- 更新 -- CRM内からタイトルやメタデータを変更。
- 削除 -- CRMとGoogleの両方からスプレッドシートを削除。
Google Sheetsは、レポートの作成、データエクスポートの追跡、チームがリアルタイムでコラボレーションできるダッシュボードの構築に最適です。
Google Slides
クライアントへのプレゼンテーション、社内レビュー、チームミーティング用のプレゼンテーションを作成・管理します。
プレゼンテーションの作成
- Google Workspace → プレゼンテーションに移動します。
- 新規プレゼンテーションを作成をクリックします。
- タイトルを入力します。
- 作成をクリックします。
プレゼンテーションの管理
すべての標準操作（一覧、開く、更新、削除）は、ドキュメントやスプレッドシートと同じワークフローでプレゼンテーションセクションから利用できます。
Google Forms
アンケート、フィードバック収集、データ収集のためのフォームを作成・管理します。
フォームの作成
- Google Workspace → フォームに移動します。
- 新規フォームを作成をクリックします。
- フォームのタイトルを入力します。
- 作成をクリックします。フォームが作成され、Googleアカウントと同期されます。
フォームの管理
- 一覧 -- タイトルと作成日とともにすべてのフォームを表示。
- 開く -- Google Formsでフォームを開いて編集したり、回答を表示。
- 更新 -- CRMからフォームのタイトルやメタデータを変更。
- 削除 -- CRMとGoogleからフォームを削除。
フォームの回答はGoogle Formsで直接管理されます。CRMはフォームを開いて管理するためのクイックアクセスを提供しますが、CRMインターフェース内で個別の回答は表示しません。
Google Drive
Google Driveセクションでは、接続されたGoogle Driveアカウントに保存されたすべてのファイルのファイルブラウザを提供します。
ファイルの閲覧
- Google Workspace → ドライブに移動します。
- ファイルリストを参照します。以下が表示されます：
- ファイル名 -- ファイルまたはフォルダの名前。
- タイプ -- ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、またはその他のファイルタイプ。
- 共有ステータス -- ファイルが非公開か、特定の人と共有か、一般公開かを示す。
- 最終更新日 -- ファイルが最後に更新された日時。
検索とフィルタリング
- 検索バーを使用して、名前やキーワードでファイルを検索。
- フィルターを適用して、ファイルタイプ（Docs、Sheets、Slides、Forms、その他）で結果を絞り込み。
- 共有アイテムクイックアクセスを使用して、他の 人が共有したファイルを表示。
ドライブ操作
| アクション | 説明 |
|---|---|
| 開く | ネイティブのGoogleエディタで任意のファイルを開く |
| 共有を確認 | ファイルにアクセスできるユーザーとその権限レベルを表示 |
| 検索 | 名前、タイプ、コンテンツでファイルを検索 |
| フィルター | タイプや共有ステータスでファイルリストを絞り込み |
Google Driveビューは、アプリケーションを切り替えることなく、クライアントやチームメンバーが共有したファイルをすばやく見つけるのに特に便利です。
権限とアクセス制御
CRM内のGoogle Workspace機能へのアクセスは、Concord CRMのロールベースの権限システムによって管理されます。
権限の構成
- 設定 → ロールと権限に移動します。
- 構成したいロールを選択します。
- Google Workspaceセクションで、以下のアクセスを有効または無効にします：
- Google Workspaceファイルの閲覧
- 新規ファイルの作成
- 既存ファイルの更新
- ファイルの削除
- 保存をクリックします。
Google Workspace権限が有効になっているロールのユーザーのみが、CRMナビゲーションにモジュールを表示できます。管理者はデフォルトで常にフルアクセスを持っています。
ベストプラクティス
- すべてのチームメンバーが同じファイルセットにアクセスできるようにしたい場合は、共有の組織アカウントで認可してください。
- 検索とフィルタリングを効率化するため、説明的なファイル名を使用してください。
- 機密文書が不意に公開されないよう、共有権限を定期的に確認してください。
- ファイルを複製する代わりに、Google Driveを中央のファイルハブとして活用し、CRMモジュールはクイックアクセスに使用してください。
- 認可されたチームメンバーのみがGoogle Workspaceファイルを作成または削除できるよう、適切なCRM権限を設定してください。