Descripción General de Uso
Una vez que el módulo Google Workspace está instalado y autorizado, puedes gestionar todos tus archivos de productividad de Google directamente desde Concord CRM. Esta guía cubre las operaciones principales disponibles para cada servicio de Google soportado.
Navegar por Google Workspace
Accede al módulo desde el menú Google Workspace en la barra lateral del CRM. La interfaz está organizada en secciones para cada servicio de Google:
- Documents -- Google Docs
- Spreadsheets -- Google Sheets
- Presentations -- Google Slides
- Forms -- Google Forms
- Drive -- Explorador de archivos de Google Drive
Cada sección proporciona un conjunto consistente de operaciones: listar, crear, abrir, actualizar y eliminar.
Google Documents
Gestiona Google Docs directamente dentro del CRM.
Crear un Documento
- Navega a Google Workspace → Documents.
- Haz clic en Create New Document.
- Ingresa un título para el documento.
- Haz clic en Create. El documento se crea en tu cuenta de Google conectada.
Gestionar Documentos
| Acción | Cómo Hacerlo |
|---|---|
| Listar | Ver todos los documentos sincronizados en la sección de Documents |
| Abrir | Haz clic en el título de un documento para abrirlo en Google Docs en una nueva pestaña |
| Actualizar | Edita el título o metadatos desde la vista de detalle del documento |
| Eliminar | Elimina el documento de la lista; el archivo se borra de Google |
Los documentos se sincronizan con tu cuenta de Google. Cualquier cambio que hagas en Google Docs se reflejará cuando actualices la vista del CRM.
Hojas de Cálculo de Google
Crea y gestiona Google Sheets para seguimiento de datos, informes y colaboración.
Crear una Hoja de Cálculo
- Navega a Google Workspace → Spreadsheets.
- Haz clic en Create New Spreadsheet.
- Ingresa un título para la hoja de cálculo.
- Haz clic en Create.
Gestionar Hojas de Cálculo
- Listar -- Explora todas las hojas de cálculo sincronizadas con títulos, fechas de creación y estado de uso compartido.
- Abrir -- Haz clic para abrir la hoja de cálculo en Google Sheets.
- Actualizar -- Modifica el título o metadatos desde el CRM.
- Eliminar -- Elimina la hoja de cálculo tanto del CRM como de Google.
Google Sheets es ideal para crear informes, rastrear exportaciones de datos y construir dashboards en los que tu equipo puede colaborar en tiempo real.
Google Slides
Crea y gestiona presentaciones para propuestas a clientes, revisiones internas y reuniones de equipo.
Crear una Presentación
- Navega a Google Workspace → Presentations.
- Haz clic en Create New Presentation.
- Ingresa un título.
- Haz clic en Create.
Gestionar Presentaciones
Todas las operaciones estándar (listar, abrir, actualizar, eliminar) están disponibles desde la sección de Presentations, siguiendo el mismo flujo de trabajo que Documents y Spreadsheets.
Google Forms
Construye y gestiona formularios para encuestas, recopilación de comentarios y recolección de datos.
Crear un Formulario
- Navega a Google Workspace → Forms.
- Haz clic en Create New Form.
- Ingresa un título para el formulario.
- Haz clic en Create. El formulario se crea y sincroniza con tu cuenta de Google.
Gestionar Formularios
- Listar -- Ver todos los formularios con sus títulos y fechas de creación.
- Abrir -- Abre el formulario en Google Forms para editarlo o ver las respuestas.
- Actualizar -- Modifica el título o metadatos del formulario desde el CRM.
- Eliminar -- Elimina el formulario del CRM y de Google.
Las respuestas de los formularios se gestionan directamente a través de Google Forms. El CRM proporciona acceso rápido para abrir y gestionar tus formularios, pero no muestra las respuestas individuales dentro de la interfaz del CRM.
Google Drive
La sección de Google Drive proporciona un explorador de archivos para todos los archivos almacenados en tu cuenta de Google Drive conectada.
Explorar Archivos
- Navega a Google Workspace → Drive.
- Explora la lista de archivos, que muestra:
- Nombre del Archivo -- El nombre del archivo o carpeta.
- Tipo -- Documento, hoja de cálculo, presentación, formulario u otro tipo de archivo.
- Estado de Compartición -- Si el archivo es privado, compartido con personas específicas o accesible públicamente.
- Última Modificación -- Cuándo se actualizó por última vez el archivo.
Búsqueda y Filtrado
- Usa la barra de búsqueda para encontrar archivos por nombre o palabra clave.
- Aplica filtros para acotar resultados por tipo de archivo (Docs, Sheets, Slides, Forms u otros).
- Usa el acceso rápido Shared with Me para ver archivos que otros han compartido contigo.
Operaciones de Drive
| Acción | Descripción |
|---|---|
| Abrir | Abre cualquier archivo en su editor nativo de Google |
| Ver Compartición | Ve quién tiene acceso a un archivo y su nivel de permisos |
| Buscar | Encuentra archivos por nombre, tipo o contenido |
| Filtrar | Acota la lista de archivos por tipo o estado de compartición |
La vista de Google Drive es particularmente útil para localizar rápidamente archivos compartidos por clientes o miembros del equipo sin cambiar entre aplicaciones.
Permisos y Control de Acceso
El acceso a las funciones de Google Workspace dentro del CRM está gobernado por el sistema de permisos basado en roles de Concord CRM.
Configurar Permisos
- Navega a Settings → Roles & Permissions.
- Selecciona el rol que deseas configurar.
- En la sección de Google Workspace, habilita o deshabilita el acceso a:
- Ver archivos de Google Workspace
- Crear nuevos archivos
- Actualizar archivos existentes
- Eliminar archivos
- Haz clic en Save.
Solo los usuarios cuyos roles tengan permisos de Google Workspace habilitados verán el módulo en la navegación del CRM. Los administradores siempre tienen acceso completo por defecto.
Mejores Prácticas
- Autoriza con una cuenta organizacional compartida si deseas que todos los miembros del equipo accedan al mismo conjunto de archivos.
- Usa nombres de archivo descriptivos para hacer que la búsqueda y el filtrado sean eficientes.
- Revisa los permisos de compartición regularmente para asegurar que los documentos sensibles no estén expuestos inadvertidamente.
- Aprovecha Google Drive como un centro de archivos central y usa el módulo del CRM para acceso rápido en lugar de duplicar archivos.
- Establece permisos apropiados en el CRM para que solo los miembros autorizados del equipo puedan crear o eliminar archivos de Google Workspace.