跳到主要内容

使用概述

安装并授权 Google Workspace 模块后，您可以直接从 Concord CRM 管理所有 Google 生产力文件。本指南介绍每个支持的 Google 服务的核心操作。

导航 Google Workspace​

从 CRM 侧边栏的 Google Workspace 菜单访问模块。界面按每个 Google 服务分为以下部分：

  • 文档 -- Google Docs
  • 电子表格 -- Google Sheets
  • 演示文稿 -- Google Slides
  • 表单 -- Google Forms
  • 云端硬盘 -- Google Drive 文件浏览器

每个部分提供一致的操作集：列表、创建、打开、更新和删除。

Google 文档​

直接在 CRM 中管理 Google Docs。

创建文档​

  1. 导航到 Google Workspace → Documents。
  2. 点击 Create New Document。
  3. 输入文档 标题。
  4. 点击 Create。文档将在您连接的 Google 账户中创建。

管理文档​

操作操作方法
列表在文档部分查看所有已同步的文档
打开点击文档标题在新标签页中通过 Google Docs 打开
更新从文档详情视图编辑标题或元数据
删除从列表中移除文档；该文件将从 Google 中删除
信息

文档与您的 Google 账户同步。您在 Google Docs 中所做的任何更改都会在刷新 CRM 视图时反映出来。

Google 电子表格​

创建和管理 Google Sheets，用于数据跟踪、报告和协作。

创建电子表格​

  1. 导航到 Google Workspace → Spreadsheets。
  2. 点击 Create New Spreadsheet。
  3. 输入电子表格 标题。
  4. 点击 Create。

管理电子表格​

  • 列表 -- 浏览所有已同步的电子表格，包含标题、创建日期和共享状态。
  • 打开 -- 点击在 Google Sheets 中打开电子表格。
  • 更新 -- 从 CRM 中修改标题或元数据。
  • 删除 -- 从 CRM 和 Google 中移除电子表格。
提示

Google Sheets 非常适合创建报告、跟踪数据导出以及构建团队可以实时协作的仪表板。

Google Slides​

创建和管理演示文稿，用于客户展示、内部审查和团队会议。

创建演示文稿​

  1. 导航到 Google Workspace → Presentations。
  2. 点击 Create New Presentation。
  3. 输入 标题。
  4. 点击 Create。

管理演示文稿​

所有标准操作（列表、打开、更新、删除）都可从演示文稿部分使用，工作流程与文档和电子表格相同。

Google Forms​

构建和管理表单，用于调查、反馈收集和数据采集。

创建表单​

  1. 导航到 Google Workspace → Forms。
  2. 点击 Create New Form。
  3. 输入表单 标题。
  4. 点击 Create。表单将被创建并与您的 Google 账户同步。

管理表单​

  • 列表 -- 查看所有表单及其标题和创建日期。
  • 打开 -- 在 Google Forms 中打开表单进行编辑或查看回复。
  • 更新 -- 从 CRM 修改表单标题或元数据。
  • 删除 -- 从 CRM 和 Google 中移除表单。
信息

表单回复直接通过 Google Forms 管理。CRM 提供快速访问来打开和管理您的表单，但不会在 CRM 界面中显示单个回复。

Google Drive​

Google Drive 部分提供连接的 Google Drive 账户中所有文件的浏览器。

浏览文件​

  1. 导航到 Google Workspace → Drive。
  2. 浏览文件列表，其中显示：
    • 文件名 -- 文件或文件夹的名称。
    • 类型 -- 文档、电子表格、演示文稿、表单或其他文件类型。
    • 共享状态 -- 文件是私有的、与特定人共享还是公开可访问的。
    • 最后修改 -- 文件的最后更新时间。

搜索和筛选​

  • 使用 搜索栏 按名称或关键词查找文件。
  • 应用 筛选器 按文件类型（Docs、Sheets、Slides、Forms 或其他）缩小结果。
  • 使用 与我共享 快速访问查看他人与您共享的文件。

Drive 操作​

操作描述
打开在原生 Google 编辑器中打开任何文件
查看共享查看谁有权访问文件及其权限级别
搜索按名称、类型或内容查找文件
筛选按类型或共享状态缩小文件列表
提示

Google Drive 视图特别适合快速定位客户或团队成员共享的文件，无需在不同应用之间切换。

权限和访问控制​

CRM 中对 Google Workspace 功能的访问由 Concord CRM 基于角色的权限系统管理。

配置权限​

  1. 导航到 Settings → Roles & Permissions。
  2. 选择要配置的角色。
  3. 在 Google Workspace 部分，启用或禁用以下权限：
    • 查看 Google Workspace 文件
    • 创建新文件
    • 更新现有文件
    • 删除文件
  4. 点击 Save。
注意

只有角色启用了 Google Workspace 权限的用户才能在 CRM 导航中看到该模块。管理员默认始终拥有完全访问权限。

最佳实践​

  • 使用共享的组织账户进行授权，如果您希望所有团队成员访问同一组文件。
  • 使用描述性文件名，使搜索和筛选更加高效。
  • 定期审查共享权限，确保敏感文档不会被无意中暴露。
  • 利用 Google Drive 作为中央文件枢纽，使用 CRM 模块快速访问，而不是复制文件。
  • 设置适当的 CRM 权限，确保只有授权的团队成员可以创建或删除 Google Workspace 文件。