Gestion des expéditions
La fonctionnalité de gestion des expéditions gère le flux sortant de l'inventaire. Lorsque des produits doivent quitter l'entrepôt, les expéditions garantissent que le stock correct est réservé, consommé dans l'ordre FIFO et suivi jusqu'à la livraison.
Fonctionnement des expéditions
Le cycle de vie d'une expédition suit une séquence claire :
- Expédition créée -- une nouvelle expédition est initiée avec les produits et quantités requis
- Stock réservé -- le système met les quantités requises en attente dans l'ordre FIFO
- Expédition confirmée -- une fois les marchandises expédiées, le stock en attente est définitivement déduit
- Livraison suivie -- le statut de l'expédition est mis à jour au fur et à mesure de sa progression
Lors de la réservation de stock pour une expédition, le système choisit toujours le stock disponible le plus ancien en premier. Cela garantit une rotation correcte des stocks et des calculs précis du coût des marchandises.
Créer une expédition
- Naviguez vers la section Shipments depuis le menu Inventory
- Cliquez sur New Shipment
- Remplissez les détails de l'expédition :
- Recipient / Customer -- à qui l'expédition est destinée
- Shipment Date -- quand les marchandises seront expédiées
- Reference Number -- référence de suivi ou de commande externe optionnelle
- Ajoutez les articles de l'expédition :
- Sélectionnez un produit
- Saisissez la quantité à expédier
- Le système vérifie automatiquement la disponibilité dans tous les entrepôts
- Cliquez sur Save
Lors de l'enregistrement, le système réserve le stock en mettant les quantités requises en attente dans les enregistrements de stock concernés, en suivant l'ordre FIFO.
Processus de rétention de stock
Lorsqu'une expédition est enregistrée, le mécanisme de rétention de stock fonctionne comme suit :
| Étape | Action |
|---|---|
| 1 | Identifier tous les enregistrements de stock pour le produit demandé |
| 2 | Trier les enregistrements par date de création (le plus ancien en premier) |
| 3 | Déduire de la quantité disponible du stock le plus ancien jusqu'à satisfaire le besoin |
| 4 | Transférer les montants déduits vers en attente sur chaque enregistrement affecté |
| 5 | Si le total disponible est insuffisant, le système avertit avant d'autoriser l'expédition |
Exemple
Supposons que vous devez expédier 50 unités du Produit A, et que le stock suivant existe :
| Entrée de stock | Créé le | Disponible |
|---|---|---|
| Stock #1 | 5 jan. | 30 |
| Stock #2 | 12 jan. | 40 |
Le système mettra en attente 30 unités du Stock #1 (le consommant entièrement) et 20 unités du Stock #2, laissant le Stock #2 avec 20 disponibles.
Statuts des expéditions
| Statut | Description |
|---|---|
| Draft | Expédition créée mais stock pas encore réservé |
| Pending | Stock réservé (en attente), en attente d'expédition |
| Shipped | Marchandises expédiées ; stock en attente définitivement déduit |
| Delivered | Expédition reçue par le destinataire |
| Cancelled | Expédition annulée ; le stock en attente est libéré et redevient disponible |
Si une expédition est annulée, toutes les quantités en attente sont automatiquement libérées et redeviennent disponibles. Aucun ajustement manuel n'est nécessaire.
Gérer les expéditions
Voir les expéditions
La page liste des expéditions affiche toutes les expéditions avec les options de filtrage suivantes :
- Status -- filtrer par Draft, Pending, Shipped, Delivered ou Cancelled
- Date Range -- filtrer par date d'expédition
- Product -- trouver les expéditions contenant un produit spécifique
- Search -- recherche en texte libre parmi les numéros de référence et les destinataires
Modifier une expédition
Vous pouvez modifier une expédition tant qu'elle est au statut Draft ou Pending :
- Ouvrez l'enregistrement de l'expédition
- Modifiez les articles, quantités ou détails selon les besoins
- Cliquez sur Save -- le système recalcule automatiquement les rétentions de stock
Une fois le statut d'une expédition défini sur Shipped, elle ne peut plus être modifiée. Si des corrections sont nécessaires après l'expédition, utilisez les ajustements de stock pour réconcilier.
Confirmer l'expédition
Lorsque les marchandises sont physiquement expédiées :
- Ouvrez l'enregistrement de l'expédition
- Cliquez sur Mark as Shipped
- Le système déduit définitivement les quantités en attente du stock
- Une entrée dans le grand livre des stocks est créée pour chaque enregistrement de stock affecté
Intégration avec la gestion des stocks
La gestion des expéditions et la gestion des stocks sont étroitement intégrées :
- Disponibilité du stock -- le formulaire d'expédition vérifie la disponibilité en temps réel avant de vous permettre d'enregistrer
- Mises à jour en attente -- l'enregistrement d'une expédition met immédiatement à jour les chiffres En attente et Disponible sur les enregistrements de stock affectés
- Grand livre des stocks -- chaque réservation, expédition et annulation est consignée dans le grand livre des stocks pour une traçabilité complète
- Cohérence FIFO -- les mêmes règles FIFO s'appliquent à toutes les opérations d'expédition
Dépannage
| Problème | Solution |
|---|---|
| Avertissement de stock insuffisant | Vérifiez les quantités disponibles ; traitez d'abord les réceptions en attente |
| Les quantités en attente ne se libèrent pas | Assurez-vous que l'expédition est correctement annulée, pas simplement supprimée |
| L'expédition ne peut pas être modifiée | Seules les expéditions Draft et Pending peuvent être modifiées |
| Les chiffres de stock ne se mettent pas à jour après l'expédition | Vérifiez que le statut de l'expédition est passé à Shipped ; vérifiez les erreurs dans les logs |
| L'ordre FIFO semble incorrect | Le stock est trié par date de création ; vérifiez les dates de traitement des réceptions |