Gestion des stocks
Les stocks sont les enregistrements fondamentaux du module Inventory Management. Chaque entrée de stock représente un produit spécifique détenu dans un entrepôt et un emplacement spécifiques, avec sa quantité, son prix et son statut de disponibilité.
Structure du stock
Chaque enregistrement de stock contient les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Product | L'article suivi (obligatoire) |
| Warehouse | L'emplacement de stockage où le stock réside |
| Bin | Le sous-emplacement au sein de l'entrepôt |
| Quantity | Nombre total d'unités (obligatoire) |
| On Hold | Unités réservées pour les expéditions en attente |
| Available | Champ calculé : Quantity - On Hold |
| Cost Price | Coût d'achat par unité |
| Selling Price | Prix de vente par unité |
| Created By | L'utilisateur qui a créé l'entrée de stock (obligatoire, rempli automatiquement) |
Les trois champs obligatoires sont Product, Quantity et Created By. Le système les valide avant d'enregistrer tout enregistrement de stock.
Comment les stocks sont créés
Création automatique à partir des réceptions
La manière principale dont les stocks entrent dans le système est via la gestion des réceptions. Lorsqu'une réception est traitée :
- Chaque ligne de la réception génère une entrée de stock correspondante
- Le produit, la quantité et le prix sont extraits directement de la ligne de réception
- L'entrepôt et le bin sont assignés selon la configuration de la réception
- Le champ Created By est défini sur l'utilisateur qui a traité la réception
Cette automatisation élimine la saisie manuelle des données et garantit que vos niveaux de stock reflètent toujours les marchandises réellement reçues.
Création manuelle de stock
Les administrateurs peuvent également créer des enregistrements de stock manuellement depuis la section Stocks. Cela est utile pour la configuration initiale de l'inventaire ou pour enregistrer du stock arrivant en dehors du processus de réception normal.
Actions sur le stock
Rangement (Put Away)
L'action Put Away assigne ou transfère le stock vers une combinaison entrepôt/bin spécifique. Utilisez-la quand :
- Du stock nouvellement reçu doit être placé dans son emplacement désigné
- Du stock doit être déplacé d'une zone de transit vers un bin permanent
- Vous souhaitez réorganiser le stock entre les bins au sein du même entrepôt
Étapes :
- Ouvrez l'enregistrement de stock
- Cliquez sur Put Away
- Sélectionnez l'entrepôt et le bin cibles
- Confirmez l'action
Ajustement de stock
L'ajustement de stock vous permet d'augmenter ou de diminuer la quantité d'un enregistrement de stock existant. Chaque ajustement nécessite un motif obligatoire pour maintenir une piste d'audit complète.
Motifs d'ajustement courants :
- Correction de comptage physique
- Élimination de marchandises endommagées
- Réconciliation d'inventaire
- Correction d'erreur de réception
Étapes :
- Ouvrez l'enregistrement de stock
- Cliquez sur Stock Adjustment
- Choisissez Increase ou Decrease
- Saisissez la quantité d'ajustement
- Fournissez un motif pour l'ajustement (obligatoire)
- Confirmez l'ajustement
Les ajustements de stock sont permanents et enregistrés. Le système consigne l'utilisateur, l'horodatage, le changement de quantité et le motif pour chaque ajustement. Vérifiez bien les quantités avant de confirmer.
Transfert de stock
Transférez du stock d'un entrepôt/bin à un autre sans modifier la quantité totale dans le système.
Étapes :
- Ouvrez l'enregistrement de stock
- Cliquez sur Transfer
- Sélectionnez l'entrepôt et le bin de destination
- Saisissez la quantité à transférer
- Confirmez le transfert
Le système crée un enregistrement de mouvement indiquant l'origine, la destination, la quantité et l'utilisateur qui a effectué le transfert.
Rétention de stock FIFO
Le module utilise un système Premier entré, premier sorti (FIFO) pour la consommation de stock lors des expéditions. Lorsqu'une expédition est créée :
- Le système identifie tout le stock disponible pour le produit demandé
- Les entrées de stock sont triées par date de création (la plus ancienne en premier)
- Le stock le plus ancien est consommé en premier jusqu'à ce que la quantité d'expédition soit satisfaite
- Les unités consommées sont mises en attente jusqu'à la confirmation de l'expédition
- Une fois expédié, les quantités en attente sont définitivement déduites
Cette approche garantit une rotation correcte des stocks et un suivi précis des coûts.
Pages de stock
Page de liste des stocks
La liste des stocks fournit un aperçu de tous les enregistrements de stock avec un filtrage puissant :
- Product -- filtrer par un produit spécifique
- Warehouse -- filtrer par emplacement d'entrepôt
- Availability -- afficher uniquement le stock disponible, en attente ou épuisé
- Search -- recherche en texte libre parmi les noms de produits et les emplacements
La liste affiche les colonnes clés incluant le nom du produit, l'entrepôt, le bin, la quantité, en attente, disponible, le prix de revient et le prix de vente.
Page de détail du stock
Cliquez sur n'importe quel enregistrement de stock pour ouvrir sa page de détail, qui affiche :
- Informations complètes sur le stock (tous les champs listés ci-dessus)
- Historique des mouvements -- chaque événement de rangement, ajustement, transfert et expédition
- Boutons d'action -- accès rapide aux actions Ranger, Ajuster et Transférer
- Enregistrements liés -- liens vers la réception d'origine, les expéditions associées et les détails du produit
Règles métier et validation
| Règle | Description |
|---|---|
| Le produit est obligatoire | Chaque enregistrement de stock doit référencer un produit valide |
| La quantité ne peut pas être négative | Les ajustements qui entraîneraient un stock négatif sont bloqués |
| On Hold ne peut pas dépasser Quantity | Le système empêche la sur-allocation |
| Le motif d'ajustement est obligatoire | Chaque augmentation ou diminution doit inclure un motif |
| L'ordre FIFO est appliqué | Les expéditions consomment toujours le stock disponible le plus ancien en premier |
| Transactions de base de données | Toutes les opérations de stock utilisent des transactions pour l'intégrité des données |
Sécurité des données
- Accès basé sur les rôles -- seuls les utilisateurs autorisés peuvent voir, créer ou modifier les enregistrements de stock
- Transactions de base de données -- tous les mouvements de stock sont encapsulés dans des transactions pour prévenir les mises à jour partielles
- Pistes d'audit -- chaque action (création, ajustement, transfert, rétention pour expédition) est consignée avec l'utilisateur, l'horodatage et les détails
- Suivi des utilisateurs -- le champ Created By et les journaux de mouvements garantissent une responsabilité complète