إدارة المخزون
المخزون هو السجلات الأساسية في وحدة إدارة المخزون. كل إدخال مخزون يمثل منتجاً محدداً محفوظاً في مستودع وصندوق محدد، إلى جانب كميته وتسعيره وحالة توفره.
هيكل المخزون
يحتوي كل سجل مخزون على الحقول التالية:
| الحقل | الوصف |
|---|---|
| المنتج | العنصر الذي يتم تتبعه (مطلوب) |
| المستودع | موقع التخزين حيث يقع المخزون |
| الصندوق | الموقع الفرعي داخل المستودع |
| الكمية | إجمالي عدد الوحدات (مطلوب) |
| في الانتظار | الوحدات المحجوزة للشحنات المعلقة |
| المتاح | حقل محسوب: الكمية - في الانتظار |
| سعر التكلفة | تكلفة الشراء لكل وحدة |
| سعر البيع | سعر البيع لكل وحدة |
| أنشأه | المستخدم الذي أنشأ إدخال المخزون (مطلوب، يُملأ تلقائياً) |
الحقول الإلزامية الثلاثة هي المنتج والكمية وأنشأه. يتحقق النظام من هذه الحقول قبل حفظ أي سجل مخزون.
كيف يتم إنشاء المخزون
الإنشاء التلقائي من الاستلامات
الطريقة الأساسية لدخول المخزون إلى النظام هي من خلال إدارة الاستلام. عند معالجة استلام:
- كل عنصر في الاستلام يُنشئ إدخال مخزون مقابل
- يتم سحب المنتج والكمية والتسعير مباشرة من عنصر الاستلام
- يتم تعيين المستودع والصندوق بناءً على تهيئة الاستلام
- يتم تعيين حقل أنشأه للمستخدم الذي عالج الاستلام
هذه الأتمتة تلغي الإدخال اليدوي للبيانات وتضمن أن مستويات المخزون تعكس دائماً البضائع المستلمة فعلياً.
الإنشاء اليدوي للمخزون
يمكن للمسؤولين أيضاً إنشاء سجلات مخزون يدوياً من قسم Stocks. هذا مفيد للإعداد الأولي للمخزون أو تسجيل مخزون يصل خارج سير عمل الاستلام المعتاد.
إجراءات المخزون
التخزين
إجراء التخزين يعيّن أو ينقل المخزون إلى تركيبة مستودع وصندوق محددة. استخدمه عندما:
- يحتاج المخزون المستلم حديثاً لوضعه في موقعه المحدد
- يحتاج المخزون للنقل من منطقة مؤقتة إلى صندوق دائم
- تريد إعادة تنظيم المخزون عبر الصناديق داخل نفس المستودع
الخطوات:
- افتح سجل المخزون
- انقر على Put Away
- حدد المستودع والصندوق المستهدفين
- أكّد الإجراء
تعديل المخزون
يتيح لك تعديل المخزون زيادة أو نقصان كمية سجل مخزون موجود. كل تعديل يتطلب سبباً إلزامياً للحفاظ على سجل تدقيق كامل.
أسباب التعديل الشائعة:
- تصحيح العد الفعلي
- شطب بضائع تالفة
- تسوية المخزون
- تصحيح خطأ في الاستلام
الخطوات:
- افتح سجل المخزون
- انقر على Stock Adjustment
- اختر زيادة أو نقصان
- أدخل كمية التعديل
- قدم سبباً للتعديل (مطلوب)
- أكّد التعديل
تعديلات المخزون دائمة ومُسجّلة. يسجل النظام المستخدم والطابع الزمني وتغيير الكمية والسبب لكل تعديل. تحقق من الكميات مرتين قبل التأكيد.
نقل المخزون
انقل المخزون من مستودع/صندوق إلى آخر دون تغيير الكمية الإجمالية في النظام.
الخطوات:
- افتح سجل المخزون
- انقر على Transfer
- حدد المستودع والصندوق الوجهة
- أدخل الكمية المراد نقلها
- أكّد النقل
ينشئ النظام سجل حركة يوضح المصدر والوجهة والكمية والمستخدم الذي نفّذ النقل.
حجز المخزون بنظام FIFO
تستخدم الوحدة نظام الوارد أولاً يُصرف أولاً (FIFO) لاستهلاك المخزون أثناء الشحنات. عند إنشاء شحنة:
- يحدد النظام جميع المخزون المتاح للمنتج المطلوب
- يتم ترتيب إدخالات المخزون حسب تاريخ الإنشاء (الأقدم أولاً)
- يُستهلك المخزون الأقدم أولاً حتى يتم استيفاء كمية الشحنة
- توضع الوحدات المستهلكة في الانتظار حتى يتم تأكيد الشحنة
- بمجرد الشحن، يتم خصم الكميات المحجوزة نهائياً
يضمن هذا النهج تدوير المخزون بشكل صحيح وتتبع التكاليف بدقة.
صفحات المخزون
صفحة قائمة المخزون
توفر قائمة المخزون نظرة عامة على جميع سجلات المخزون مع تصفية قوية:
- المنتج -- تصفية حسب منتج محدد
- المستودع -- تصفية حسب موقع المستودع
- التوفر -- عرض المخزون المتاح فقط أو المحجوز أو المستنفد
- بحث -- بحث نصي حر عبر أسماء المنتجات والمواقع
تعرض القائمة أعمدة رئيسية تشمل اسم المنتج والمستودع والصندوق والكمية والمحجوز والمتاح وسعر التكلفة وسعر البيع.
صفحة تفاصيل المخزون
انقر على أي سجل مخزون لفتح صفحة تفاصيله التي تعرض:
- معلومات المخزون الكاملة (جميع الحقول المذكورة أعلاه)
- سجل الحركات -- كل أحداث التخزين والتعديل والنقل والشحن
- أزرار الإجراءات -- وصول سريع لإجراءات التخزين والتعديل والنقل
- السجلات المرتبطة -- روابط إلى الاستلام الأصلي والشحنات المرتبطة وتفاصيل المنتج
قواعد العمل والتحقق
| القاعدة | الوصف |
|---|---|
| المنتج مطلوب | كل سجل مخزون يجب أن يشير إلى منتج صالح |
| الكمية لا يمكن أن تكون سالبة | التعديلات التي تؤدي إلى مخزون سالب يتم حظرها |
| المحجوز لا يمكن أن يتجاوز الكمية | يمنع النظام التخصيص الزائد |
| سبب التعديل إلزامي | كل زيادة أو نقصان يجب أن يتضمن سبباً |
| يُفرض ترتيب FIFO | تستهلك الشحنات دائماً أقدم مخزون متاح أولاً |
| معاملات قاعدة البيانات | جميع عمليات المخزون تستخدم معاملات قاعدة البيانات لسلامة البيانات |
أمن البيانات
- الوصول القائم على الأدوار -- فقط المستخدمون المصرح لهم يمكنهم عرض أو إنشاء أو تعديل سجلات المخزون
- معاملات قاعدة البيانات -- جميع حركات المخزون مغلفة بمعاملات لمنع التحديثات الجزئية
- سجلات التدقيق -- يتم تسجيل كل إجراء (إنشاء، تعديل، نقل، حجز شحنة) مع المستخدم والطابع الزمني والتفاصيل
- تتبع المستخدم -- حقل أنشأه وسجلات الحركات تضمن المساءلة الكاملة