إدارة الشحنات
تتعامل ميزة إدارة الشحنات مع التدفق الصادر للمخزون. عندما تحتاج المنتجات لمغادرة المستودع، تضمن الشحنات حجز المخزون الصحيح واستهلاكه بترتيب FIFO وتتبعه حتى التوصيل.
كيف تعمل الشحنات
تتبع دورة حياة الشحنة تسلسلاً واضحاً:
- إنشاء الشحنة -- يتم بدء شحنة جديدة بالمنتجات والكميات المطلوبة
- حجز المخزون -- يضع النظام الكميات المطلوبة في الانتظار باستخدام ترتيب FIFO
- تأكيد الشحنة -- بمجرد إرسال البضائع، يتم خصم المخزون المحجوز نهائياً
- تتبع التوصيل -- يتم تحديث حالة الشحنة أثناء تقدمها
عند حجز مخزون لشحنة، يختار النظام دائماً أقدم مخزون متاح أولاً. هذا يضمن تدوير المخزون بشكل صحيح وحسابات دقيقة لتكلفة البضائع.
إنشاء شحنة
- انتقل إلى قسم Shipments من قائمة المخزون
- انقر على New Shipment
- املأ تفاصيل الشحنة:
- المستلم / العميل -- الجهة المُرسل إليها الشحنة
- تاريخ الشحن -- متى سيتم إرسال البضائع
- رقم المرجع -- مرجع تتبع خارجي اختياري أو رقم طلب
- أضف عناصر الشحنة:
- حدد منتجاً
- أدخل الكمية المراد شحنها
- يتحقق النظام تلقائياً من التوفر عبر جميع المستودعات
- انقر على Save
عند الحفظ، يحجز النظام المخزون بوضع الكميات المطلوبة في الانتظار عبر سجلات المخزون ذات الصلة، متبعاً ترتيب FIFO.
عملية حجز المخزون
عند حفظ شحنة، تعمل آلية حجز المخزون كالتالي:
| الخطوة | الإجراء |
|---|---|
| 1 | تحديد جميع سجلات المخزون للمنتج المطلوب |
| 2 | ترتيب السجلات حسب تاريخ الإنشاء (الأقدم أولاً) |
| 3 | الخصم من الكمية المتاحة للمخزون الأقدم حتى تلبية حاجة الشحنة |
| 4 | نقل المبالغ المخصومة إلى في الانتظار في كل سجل مخزون متأثر |
| 5 | إذا كان المتاح الكلي غير كافٍ، يحذر النظام قبل السماح بالشحنة |
مثال
افترض أنك تحتاج لشحن 50 وحدة من المنتج أ، والمخزون التالي موجود:
| إدخال المخزون | تاريخ الإنشاء | المتاح |
|---|---|---|
| المخزون #1 | 5 يناير | 30 |
| المخزون #2 | 12 يناير | 40 |
سيحجز النظام 30 وحدة من المخزون #1 (يستهلكه بالكامل) و20 وحدة من المخزون #2، تاركاً المخزون #2 بـ 20 متاحة.
حالات الشحنة
| الحالة | الوصف |
|---|---|
| مسودة | تم إنشاء الشحنة لكن لم يتم حجز المخزون بعد |
| معلقة | تم حجز المخزون (في الانتظار)، بانتظار الإرسال |
| تم الشحن | تم إرسال البضائع؛ تم خصم المخزون المحجوز نهائياً |
| تم التوصيل | تم استلام الشحنة من قبل المستلم |
| ملغاة | تم إلغاء الشحنة؛ يتم تحرير المخزون المحجوز وإعادته للمتاح |
إذا تم إلغاء شحنة، يتم تحرير جميع الكميات المحجوزة تلقائياً وإعادتها إلى المخزون المتاح. لا حاجة لتعديل يدوي.
إدارة الشحنات
عرض الشحنات
تعرض صفحة قائمة الشحنات جميع الشحنات مع خيارات التصفية التالية:
- الحالة -- تصفية حسب مسودة، معلقة، تم الشحن، تم التوصيل، أو ملغاة
- نطاق التاريخ -- تصفية حسب تاريخ الشحن
- المنتج -- البحث عن شحنات تحتوي على منتج محدد
- بحث -- بحث نصي حر عبر أرقام المرجع والمستلمين
تعديل شحنة
يمكنك تعديل شحنة أثناء وجودها في حالة مسودة أو معلقة:
- افتح سجل الشحنة
- عدّل العناصر أو الكميات أو التفاصيل حسب الحاجة
- انقر على Save -- يعيد النظام حساب حجوزات المخزون تلقائياً
بمجرد تعيين حالة الشحنة إلى تم الشحن، لا يمكن تعديلها. إذا كانت هناك حاجة لتصحيحات بعد الإرسال، استخدم تعديلات المخزون للتسوية.
تأكيد الإرسال
عند إرسال البضائع فعلياً:
- افتح سجل الشحنة
- انقر على Mark as Shipped
- يخصم النظام الكميات المحجوزة نهائياً من المخزون
- يتم إنشاء إدخال في دفتر المخزون لكل سجل مخزون متأثر
التكامل مع إدارة المخزون
إدارة الشحنات وإدارة المخزون مرتبطتان بشكل وثيق:
- توفر المخزون -- يتحقق نموذج الشحنة من التوفر في الوقت الفعلي قبل السماح بالحفظ
- تحديثات الحجز -- حفظ شحنة يحدّث فوراً أرقام الحجز والمتاح في سجلات المخزون المتأثرة
- دفتر المخزون -- يتم تسجيل كل حجز وإرسال وإلغاء في دفتر المخزون لتتبع كامل
- اتساق FIFO -- تنطبق نفس قواعد FIFO على جميع عمليات الشحن
استكشاف الأخطاء
| المشكلة | الحل |
|---|---|
| تحذير مخزون غير كافٍ | تحقق من الكميات المتاحة؛ عالج الاستلامات المعلقة أولاً |
| الكميات المحجوزة لا يتم تحريرها | تأكد من إلغاء الشحنة بشكل صحيح، وليس مجرد حذفها |
| لا يمكن تعديل الشحنة | فقط شحنات المسودة والمعلقة يمكن تعديلها |
| أرقام المخزون لا تتحدث بعد الإرسال | تحقق من تغيير حالة الشحنة إلى تم الشحن؛ تحقق من الأخطاء في السجلات |
| ترتيب FIFO يبدو غير صحيح | يتم ترتيب المخزون حسب تاريخ الإنشاء؛ تحقق من تواريخ معالجة الاستلام |