Gestão de Expedições
O recurso de Gestão de Expedições lida com o fluxo de saída do inventário. Quando produtos precisam sair do armazém, as expedições garantem que o estoque correto seja reservado, consumido na ordem FIFO e rastreado até a entrega.
Como Funcionam as Expedições
O ciclo de vida da expedição segue uma sequência clara:
- Expedição Criada -- uma nova expedição é iniciada com os produtos e quantidades necessários
- Estoque Reservado -- o sistema coloca as quantidades necessárias Em Espera usando a ordem FIFO
- Expedição Confirmada -- quando as mercadorias são despachadas, o estoque retido é deduzido permanentemente
- Entrega Rastreada -- o status da expedição é atualizado conforme o progresso
Ao reservar estoque para uma expedição, o sistema sempre seleciona o estoque disponível mais antigo primeiro. Isso garante a rotação adequada do estoque e cálculos precisos do custo das mercadorias.
Criando uma Expedição
- Navegue até a seção Shipments no menu Inventory
- Clique em New Shipment
- Preencha os detalhes da expedição:
- Recipient / Customer -- para quem a expedição será enviada
- Shipment Date -- quando as mercadorias serão despachadas
- Reference Number -- referência opcional de rastreamento externo ou pedido
- Adicione os Itens da Expedição:
- Selecione um Product
- Insira a Quantity a ser expedida
- O sistema verifica automaticamente a disponibilidade em todos os armazéns
- Clique em Save
Ao salvar, o sistema reserva o estoque colocando as quantidades necessárias Em Espera nos registros de estoque relevantes, seguindo a ordem FIFO.
Processo de Retenção de Estoque
Quando uma expedição é salva, o mecanismo de retenção de estoque funciona da seguinte forma:
| Etapa | Ação |
|---|---|
| 1 | Identificar todos os registros de estoque para o produto solicitado |
| 2 | Ordenar registros por data de criação (mais antigo primeiro) |
| 3 | Deduzir da quantidade Disponível do estoque mais antigo até atender à necessidade da expedição |
| 4 | Mover as quantidades deduzidas para Em Espera em cada registro de estoque afetado |
| 5 | Se o total disponível for insuficiente, o sistema avisa antes de permitir a expedição |
Exemplo
Suponha que você precise expedir 50 unidades do Produto A, e o seguinte estoque existe:
| Entrada de Estoque | Criado em | Disponível |
|---|---|---|
| Estoque #1 | 5 de Jan | 30 |
| Estoque #2 | 12 de Jan | 40 |
O sistema reterá 30 unidades do Estoque #1 (consumindo-o inteiramente) e 20 unidades do Estoque #2, deixando o Estoque #2 com 20 disponíveis.
Status de Expedição
| Status | Descrição |
|---|---|
| Draft | Expedição criada, mas estoque ainda não reservado |
| Pending | Estoque foi reservado (em espera), aguardando despacho |
| Shipped | Mercadorias despachadas; estoque retido deduzido permanentemente |
| Delivered | Expedição recebida pelo destinatário |
| Cancelled | Expedição cancelada; estoque retido é liberado de volta para disponível |
Se uma expedição for cancelada, todas as quantidades em espera são automaticamente liberadas de volta ao estoque disponível. Nenhum ajuste manual é necessário.
Gerenciando Expedições
Visualizando Expedições
A página de Lista de Expedições mostra todas as expedições com as seguintes opções de filtragem:
- Status -- filtrar por Draft, Pending, Shipped, Delivered ou Cancelled
- Intervalo de Datas -- filtrar por data da expedição
- Product -- encontrar expedições contendo um produto específico
- Search -- pesquisa de texto livre em números de referência e destinatários
Editando uma Expedição
Você pode editar uma expedição enquanto estiver no status Draft ou Pending:
- Abra o registro da expedição
- Modifique itens, quantidades ou detalhes conforme necessário
- Clique em Save -- o sistema recalcula as retenções de estoque automaticamente
Uma vez que o status da expedição for definido como Shipped, ela não pode ser editada. Se correções forem necessárias após o despacho, use Ajustes de Estoque para reconciliar.
Confirmando o Despacho
Quando as mercadorias são fisicamente despachadas:
- Abra o registro da expedição
- Clique em Mark as Shipped
- O sistema deduz permanentemente as quantidades em espera do estoque
- Uma entrada no livro-razão de estoque é criada para cada registro de estoque afetado
Integração com a Gestão de Estoque
A Gestão de Expedições e a Gestão de Estoque são fortemente integradas:
- Disponibilidade de Estoque -- o formulário de expedição verifica a disponibilidade em tempo real antes de permitir que você salve
- Atualizações de Espera -- salvar uma expedição atualiza imediatamente os valores de Em Espera e Disponível nos registros de estoque afetados
- Livro-Razão de Estoque -- cada reserva, despacho e cancelamento é registrado no livro-razão de estoque para rastreabilidade completa
- Consistência FIFO -- as mesmas regras FIFO se aplicam em todas as operações de expedição
Solução de Problemas
| Problema | Solução |
|---|---|
| Aviso de estoque insuficiente | Verifique as quantidades disponíveis; processe recebimentos pendentes primeiro |
| Quantidades em espera não sendo liberadas | Certifique-se de que a expedição foi devidamente cancelada, não apenas excluída |
| Expedição não pode ser editada | Apenas expedições em Draft e Pending podem ser modificadas |
| Valores de estoque não atualizando após despacho | Verifique se o status da expedição mudou para Shipped; verifique erros nos logs |
| Ordem FIFO parece incorreta | O estoque é ordenado por data de criação; verifique as datas de processamento dos recebimentos |