Gestión de Envíos
La función de Gestión de Envíos maneja el flujo saliente de inventario. Cuando los productos necesitan salir del almacén, los envíos aseguran que el stock correcto se reserve, se consuma en orden FIFO y se rastree hasta la entrega.
Cómo Funcionan los Envíos
El ciclo de vida del envío sigue una secuencia clara:
- Envío Creado -- se inicia un nuevo envío con los productos y cantidades requeridos
- Stock Reservado -- el sistema coloca las cantidades requeridas En Espera usando orden FIFO
- Envío Confirmado -- una vez que los productos son despachados, el stock en espera se deduce permanentemente
- Entrega Rastreada -- el estado del envío se actualiza a medida que progresa
Al reservar stock para un envío, el sistema siempre selecciona el stock disponible más antiguo primero. Esto asegura una rotación adecuada de stock y cálculos precisos del costo de los productos.
Crear un Envío
- Navega a la sección de Shipments desde el menú de Inventory
- Haz clic en New Shipment
- Completa los detalles del envío:
- Recipient / Customer -- a quién se dirige el envío
- Shipment Date -- cuándo se despacharán los productos
- Reference Number -- referencia opcional de seguimiento externo o pedido
- Agrega Artículos del Envío:
- Selecciona un Producto
- Ingresa la Cantidad a enviar
- El sistema verifica automáticamente la disponibilidad en todos los almacenes
- Haz clic en Save
Al guardar, el sistema reserva stock colocando las cantidades requeridas En Espera en los registros de stock relevantes, siguiendo el orden FIFO.
Proceso de Retención de Stock
Cuando se guarda un envío, el mecanismo de retención de stock funciona de la siguiente manera:
| Paso | Acción |
|---|---|
| 1 | Identificar todos los registros de stock para el producto solicitado |
| 2 | Ordenar registros por fecha de creación (más antiguo primero) |
| 3 | Deducir de la cantidad Disponible del stock más antiguo hasta cubrir la necesidad del envío |
| 4 | Mover las cantidades deducidas a En Espera en cada registro de stock afectado |
| 5 | Si el total disponible es insuficiente, el sistema advierte antes de permitir el envío |
Ejemplo
Supongamos que necesitas enviar 50 unidades del Producto A, y existe el siguiente stock:
| Entrada de Stock | Creado | Disponible |
|---|---|---|
| Stock #1 | 5 Ene | 30 |
| Stock #2 | 12 Ene | 40 |
El sistema retendrá 30 unidades del Stock #1 (consumiéndolo completamente) y 20 unidades del Stock #2, dejando el Stock #2 con 20 disponibles.
Estados de Envío
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Draft | Envío creado pero stock aún no reservado |
| Pending | Stock reservado (en espera), esperando despacho |
| Shipped | Productos despachados; stock en espera deducido permanentemente |
| Delivered | Envío recibido por el destinatario |
| Cancelled | Envío cancelado; stock en espera liberado de vuelta a disponible |
Si un envío es cancelado, todas las cantidades en espera se liberan automáticamente de vuelta al stock disponible. No se necesita ajuste manual.
Gestionar Envíos
Ver Envíos
La página de Lista de Envíos muestra todos los envíos con las siguientes opciones de filtrado:
- Estado -- filtrar por Draft, Pending, Shipped, Delivered o Cancelled
- Rango de Fechas -- filtrar por fecha de envío
- Producto -- encontrar envíos que contengan un producto específico
- Búsqueda -- búsqueda de texto libre en números de referencia y destinatarios
Editar un Envío
Puedes editar un envío mientras esté en estado Draft o Pending:
- Abre el registro del envío
- Modifica artículos, cantidades o detalles según sea necesario
- Haz clic en Save -- el sistema recalcula las retenciones de stock automáticamente
Una vez que el estado del envío se establece en Shipped, no se puede editar. Si se necesitan correcciones después del despacho, usa Ajustes de Stock para reconciliar.
Confirmar Despacho
Cuando los productos son físicamente despachados:
- Abre el registro del envío
- Haz clic en Mark as Shipped
- El sistema deduce permanentemente las cantidades en espera del stock
- Se crea una entrada en el libro de stock para cada registro de stock afectado
Integración con Gestión de Stock
La Gestión de Envíos y la Gestión de Stock están estrechamente integradas:
- Disponibilidad de Stock -- el formulario de envío verifica la disponibilidad en tiempo real antes de permitirte guardar
- Actualizaciones de En Espera -- guardar un envío actualiza inmediatamente las cifras de En Espera y Disponible en los registros de stock afectados
- Libro de Stock -- cada reserva, despacho y cancelación se registra en el libro de stock para trazabilidad completa
- Consistencia FIFO -- las mismas reglas FIFO se aplican en todas las operaciones de envío
Solución de Problemas
| Problema | Solución |
|---|---|
| Advertencia de stock insuficiente | Verifica las cantidades disponibles; procesa recepciones pendientes primero |
| Cantidades en espera no se liberan | Asegúrate de que el envío esté correctamente cancelado, no solo eliminado |
| No se puede editar el envío | Solo los envíos en Draft y Pending pueden modificarse |
| Las cifras de stock no se actualizan después del despacho | Verifica que el estado del envío cambió a Shipped; revisa los registros de errores |
| El orden FIFO parece incorrecto | El stock se ordena por fecha de creación; verifica las fechas de procesamiento de recepción |